########Rozdział Księgi Marki########
############Dziekanat - rewizja 2015############
| Termin podjęcia decyzji | ||
| Rekomendacja | Komitet ds. Marki | 15.05.2014 |
| Zatwierdzające | Rada Koordynacyjna | 16.05.2014 |
| Rewizja | Komitet ds. Marki |
| Osoba odpowiedzialna za ostateczną wersję dokumentu: | Dyrektor ds. Marki TEB Akademia |
| Grupa Projektowa | Dziekanat |
* Zgłoszenie nowej dobrej praktyki
* Zgłoszenie nowej dobrej praktyki planowanej do wdrożenia
III. Zestawienie dobrych praktyk
1. Wrocław
1.1. Opiekun rocznika/kierunku
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 1.1. Opiekun rocznika/kierunku Wyznaczenie i podanie do wiadomości informacji o opiekunie rocznika/kierunku. |
| @#dde6f7:Opis działania | Umieszczenie w Extranecie informacji, kto i jakimi rocznikami (kierunkami) się zajmuje. Odpowiedzialność zadaniowa pracowników dziekanatu. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Indywidualne podejście do studenta (nieanonimowy opiekun), wskazanie konkretnej osoby do opieki nad konkretnym rocznikiem (kierunkiem). |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Wskaźnik liczby maili. |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Wrzesień 2012 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak informacji. |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak informacji. |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat I stopnia, Dziekanat II stopnia |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Magdalena Boślak magdalena.boslak@wsb.wroclaw.pl; Aleksandra Stadnik aleksandra.stadnik@wsb.wroclaw.pl; Ewa Fedków |
1.2. Podanie uniwersalne
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 1.2. Podanie uniwersalne |
| @#dde6f7:Opis działania | Stworzenie jednego uniwersalnego podania (zamiast wielu). Modyfikacja podań – stworzenie jednego podania z siedmiu. Opracowano druk podania, na którym można dokonać wyboru prośby, z jaką się zwraca student, poprzez zaznaczenie kwadratu w celu określenia, czego dotyczy składane podanie. Student ma możliwość jednym pismem załatwić kilka spraw jednocześnie. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Ułatwienie procedury składania podań przez studentów. Zmniejszona liczba dokumentów w teczce studenta. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi, przyjazność, zakres i przejrzystość udzielanych informacji. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Wskaźnik liczby podań według rodzaju. |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Wrzesień 2012 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak informacji. |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak informacji. |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat I stopnia, Dziekanat II stopnia |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Magdalena Boślak magdalena.boslak@wsb.wroclaw.pl; Aleksandra Stadnik aleksandra.stadnik@wsb.wroclaw.pl; Ewa Fedków ewa.fedkow@wsb.wroclaw.pl |
1.3. Punkty obsługi studenta
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 1.3. Punkty obsługi studenta |
| @#dde6f7:Opis działania | Stworzenie na terenie uczelni dodatkowych punktów obsługi studenta. Wydłużenie godzin pracy dziekanatu. Wydawanie i przedłużanie legitymacji, zapisy do grup, przyjmowanie prac, wydawanie dokumentów absolwenta w dodatkowych punktach obsługi studenta w wyznaczonych terminach oraz godzinach. Wydłużenie godzin pracy dziekanatu w okresie obron, przy uroczystym wręczaniu dokumentów absolwentom. Zwiększona liczba osób obsługujących w powyższych sytuacjach. Dziekanat II stopnia, nowe pomieszczenie biurowe. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Polepszenie jakości i zwiększenie szybkości obsługi studenta. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta, szybkość obsługi. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Marzec 2012 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak informacji. |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak informacji. |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Wysłany komunikat do studentów. Opublikowanie informacji na stronie Extranetu. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat I stopnia, Dziekanat II stopnia. |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Magdalena Boślak magdalena.boslak@wsb.wroclaw.pl Aleksandra Stadnik aleksandra.stadnik@wsb.wroclaw.pl Ewa Fedków ewa.fedkow@wsb.wroclaw.pl |
1.4. Wybór wykładów/specjalności przez Extranet
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 1.4. Wybór wykładów/specjalności przez Extranet |
| @#dde6f7:Opis działania | Stworzenie możliwości wyboru przez Extranet. Przeprowadzenie wyboru specjalności/wykładów do wyboru przez Extranet. Wprowadzenie przez pracowników dziekanatu oferty wraz z opisami do Extranetu oraz uruchomienie opcji wyboru dla studentów. Sprawdzenie wyników wyborów oraz wygenerowanie ich w systemie KS. Wykłady do wyboru w formie on-line. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Zlikwidowanie kolejek w dziekanacie, możliwość zapisu bez konieczności wizyty w dziekanacie, skrócenie czasu obsługi. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi, przyjazne podejście do studenta. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Wskaźnik nieuruchomienia specjalności. |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Wybór specjalności 2012/2013, wykłady do wyboru 2009/2010. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak informacji. |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak informacji. |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Wiadomość w Extranecie. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat studiów I stopnia, Dziekanat II stopnia. |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Magdalena Boślak magdalena.boslak@wsb.wroclaw.pl Aleksandra Stadnik aleksandra.stadnik@wsb.wroclaw.pl Ewa Fedków ewa.fedkow@wsb.wroclaw.pl |
2. Gdańsk/ Gdynia
2.1. Rezygnacja z podań: powtarzanie przedmiotu, powtarzanie semestru
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.1. Rezygnacja z podań: powtarzanie przedmiotu, powtarzanie semestru |
| @#dde6f7:Opis działania | Automatyczne rozliczenie sesji: studenci po weryfikacji długu punktowego przez pracowników automatycznie są kierowani na „powtarzanie przedmiotu” lub „powtarzanie semestru”. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Zwolnienie studentów z konieczności składania podań w formie papierowej do dziekanatu (oszczędność papieru ). |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi rozumiana przez studenta jako czas oczekiwania w kolejce do obsługi. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 1 października 2011 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Za pośrednictwem Extranetu, podczas kontaktu osobistego i telefonicznego z działem |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat Gdańsk/Gdynia |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik Dziekanatu aborys@wsb.gda.pl, abartosz@wsb.gda.pl |
2.2. Punkt pierwszaka
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.2. Punkt pierwszaka Stanowisko do obsługi studentów pierwszego roku wydzielone z dziekanatu. |
| @#dde6f7:Opis działania | W trakcie pierwszych zjazdów przeniesienie obsługi studentów pierwszego semestru do Biura Rekrutacji. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Październik jest okresem wzmożonej obsługi w dziekanacie, na co składa się wiele czynników. Przeniesienie obsługi dla studentów pierwszych semestrów do BR zmniejsza kolejki w odniesieniu do wyższych roczników, a studenci pierwszego semestru czują się otoczeni specjalną troską, ponieważ oprócz odbioru legitymacji oraz zaświadczeń otrzymują informację, jak poruszać się po Uczelni. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi rozumiana przez studenta jako czas oczekiwania w kolejce do obsługi oraz przyjazne podejście. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 1 października 2011 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Koszt krótkotrwałego zatrudnienia dodatkowego pracownika na zlecenie. |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Koszt roczny (3 pierwsze weekendy zjazdowe w wysokości 400 zł netto). |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Za pośrednictwem Extranetu, podczas spotkania organizowanego dla pierwszych lat. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat Gdańsk. |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik Dziekanatu aborys@wsb.gda.pl, abartosz@wsb.gda.pl |
2.3. Elektroniczna obiegówka
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.3. Elektroniczna obiegówka Rozliczenie karty obiegowej za pomocą Extranetu. |
| @#dde6f7:Opis działania | Student inicjuje kartę obiegową przez Extranet z możliwością monitorowania stanu rozliczenia przez poszczególne działy. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Student, który chce odebrać swoje dokumenty, przyjeżdża w tym celu do dziekanatu na Uczelnię tylko jeden raz, nie musi chodzić po poszczególnych działach, aby rozliczyć się z uczelnią. Przed obroną student, który i tak ma dużo obowiązków, kartę obiegową inicjuje przez Extranet i obowiązek dopilnowania tego procesu przechodzi na pracownika (student jest odciążony). |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi rozumiana przez studenta jako czas oczekiwania w kolejce do obsługi oraz przyjazne podejście, nowoczesność (odejście od tradycyjnych papierowych list). |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | 100% kart obiegowych do obrony, 50% po skreśleniu. |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 1 października 2012 r. – Gdynia, 1 października 2011 r. – Gdańsk. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Za pośrednictwem Extranetu, ulotek o obronach oraz kontaktu osobistego i telefonicznego. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat Gdańsk/Gdynia. |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik Dziekanatu aborys@wsb.gda.pl, abartosz@wsb.gda.pl |
2.4. Zapisy przez Extranet
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.4. Zapisy przez Extranet Zapisy na przedmioty do wyboru, seminaria i specjalności. |
| @#dde6f7:Opis działania | Wprowadzenie oferty i uruchomienie zapisów w określonym czasie. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Brak kolejek, równe szanse na szybkość zapisu, jeśli jest ograniczona liczba miejsc. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Zmniejszenie kolejek, wzbudzenie w studentach poczucia ważności – dbamy o nich, wychodzimy im naprzeciw. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | 100% zapisów przez Extranet. |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2011/2012 – Gdańsk, 2012/2013 – Gdynia. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet, kontakt telefoniczny, mailowy i osobisty. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat Gdańsk/Gdynia. |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik Dziekanatu aborys@wsb.gda.pl, abartosz@wsb.gda.pl |
2.5. Prezentacje dla pierwszaków/spotkania informacyjne
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.5. Prezentacje dla pierwszaków/spotkania informacyjne Wejście na zajęcia I semestru, spotkanie przed rozpoczęciem zajęć |
| @#dde6f7:Opis działania | Przekazanie informacji o Extranecie, stypendiach, organizacji studiów – ogólne informacje od przedstawicieli wszystkich działów, rozdanie legitymacji. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Większa świadomość nowych studentów, zmniejszenie kolejek do dziekanatu powodowanych brakiem podstawowych informacji, niewiedzą studentów. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Dostępność i elastyczność jako przyjazne podejście. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2012/2013 – Gdańsk/Gdynia. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet, kontakt telefoniczny, mailowy i osobisty. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat Gdańsk/ Gdynia |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik Dziekanatu aborys@wsb.gda.pl, abartosz@wsb.gda.pl |
2.6. Reklamacje ocen
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.6. Reklamacje ocen Wyjaśnianie ocen w imieniu studentów przez pracowników dziekanatu. |
| @#dde6f7:Opis działania | Stworzenie procedury przyjmowania i rozpatrywania reklamacji. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Studenci oszczędzają czas, gdyż nie poświęcają go na wyjaśnianie błędów wykładowców. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazność. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2012/2013 – Gdańsk/Gdynia. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet, kontakt telefoniczny, mailowy i osobisty. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat Gdańsk/ Gdynia. |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik Dziekanatu aborys@wsb.gda.pl, abartosz@wsb.gda.pl |
2.7. Sesja przedłużona
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.7. Sesja przedłużona Zarządzenie Dziekana określające, co usprawiedliwia nieobecność i gwarantuje zgodę na przedłużenie sesji. |
| @#dde6f7:Opis działania | Student przy składaniu podania od razu otrzymuje informację o decyzji i terminach sesji przedłużonej. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Przejrzyste warunki uzyskania sesji przedłużonej. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazność, jasność przekazywanych informacji. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2012/2013 – Gdańsk/Gdynia. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Dystrybucja na terenie uczelni (dziekanat, strefa studenta, Biuro Rekrutacji, Extranet). |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat Gdańsk/Gdynia. |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik Dziekanatu aborys@wsb.gda.pl, abartosz@wsb.gda.pl |
2.8. Ulotki tematyczne, gabloty w strefach studenta
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.8. Ulotki tematyczne, gabloty w strefach studenta Stworzenie ulotek dotyczących stypendiów, obron, rozliczenia sesji/wywieszanie bieżących informacji na korytarzach. |
| @#dde6f7:Opis działania | Zebranie najważniejszych informacji w pigułce (kluczowe terminy, pojęcia, zasady). |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Zmniejszenie kolejek i maili, dostarczanie wiadomości wszelkimi kanałami. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazność. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2012/2013 – Gdańsk/Gdynia. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Koszt wydrukowania (papier i toner). |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet, kontakt telefoniczny, mailowy i osobisty. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat Gdańsk/Gdynia. |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik Dziekanatu aborys@wsb.gda.pl, abartosz@wsb.gda.pl |
2.9. Dni tematyczne
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.9. Dni tematyczne Dni otwarte, każdy może skorzystać ze stanowiska komputerowego w dziekanacie oraz z pomocy specjalisty. |
| @#dde6f7:Opis działania | Pomoc w wysyłaniu prac na plagiat, dokonywaniu zapisów na specjalności. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Wyjście naprzeciw studentom, którzy nie mają swobodnego dostępu do komputera i internetu, oraz tym, którzy nie radzą sobie z narzędziami informatycznymi. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazność, jasność przekazywanych informacji. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2012/2013 – Gdańsk/Gdynia. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Brak |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat Gdańsk/ Gdynia. |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik Dziekanatu aborys@wsb.gda.pl, abartosz@wsb.gda.pl |
2.10. Grafik na telefony
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.10. Grafik na telefony. Ustalenie dyżurów odbierania telefonów przez pracowników. |
| @#dde6f7:Opis działania | Ustalenie dyżurów odbierania telefonów przez pracowników. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Wszystkie telefony są odbierane. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazność. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | 100 % odebranych telefonów, brak skarg ze strony studentów, że trudno się dodzwonić. |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2011/2012 – Gdańsk, 2012/2013 – Gdynia. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet, kontakt telefoniczny, mailowy i osobisty. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat Gdańsk/ Gdynia. |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik Dziekanatu aborys@wsb.gda.pl, abartosz@wsb.gda.pl |
2.11. Baza e-mailowa wykładowców
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.11. Baza e-mailowa wykładowców Udostępnienie studentom adresów e-mailowych do wykładowców. |
| @#dde6f7:Opis działania | Pozyskiwanie od wykładowców informacji o adresach e-mail, które można udostępnić studentom. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Studenci mogą kontaktować się bezpośrednio z wykładowcami. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi rozumiana przez studenta jako czas oczekiwania w kolejce do obsługi. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2012/2013 – Gdańsk/Gdynia. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Brak komunikacji do studentów, zmiany zauważalne w kontakcie z dziekanatem. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat Gdańsk/Gdynia. |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik Dziekanatu aborys@wsb.gda.pl, abartosz@wsb.gda.pl |
2.12. Legitymacje studenckie – przedłużenie legitymacji – zwiększenie liczby stanowisk i wyposażenia
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.12. Legitymacje studenckie – przedłużenie legitymacji – zwiększenie liczby stanowisk i wyposażenia Przedłużanie elektronicznych legitymacji studenckich na 3 z 4 stanowiskach obsługi w Gdańsku; w Gdyni na 2 stanowiska jedno wyposażone, docelowo dwa. |
| @#dde6f7:Opis działania | Brak konieczności przemieszczania się do innego stanowiska w celu przedłużenia legitymacji. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Sprawniejsze i szybsze rozładowywanie kolejki. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi rozumiana przez studenta jak czas oczekiwania w kolejce do obsługi. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2010/2011 – Gdańsk/Gdynia. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Koszty związanie z zakupem sprzętu niezbędnego do wyposażenia stanowiska. |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Brak komunikowania studentom, zmiany zauważalne w kontakcie z dziekanatem. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat Gdańsk/Gdynia. |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik Dziekanatu aborys@wsb.gda.pl, abartosz@wsb.gda.pl |
2.13. Procedury obiegu dokumentów z DOFS
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.13. Procedury obiegu dokumentów z DOFS Wewnętrzne ustalenia dotyczące obiegu dokumentacji. |
| @#dde6f7:Opis działania | Zamieszczenie plików na wspólnym dysku lub/oraz w intranecie. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Skrócenie obiegu dokumentów między działami (biura w odrębnych budynkach). |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość reakcji na wnioski składane przez studentów (korekty płatności, deklaracje, powtarzanie semestru, powtarzanie przedmiotu). |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2011/2012 – Gdańsk/Gdynia. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Brak |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat Gdańsk/Gdynia. |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik Dziekanatu aborys@wsb.gda.pl, abartosz@wsb.gda.pl |
2.14. Zmiana systemu informatycznego w zakresie rejestracji podań
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.14. Zmiana systemu informatycznego w zakresie rejestracji podań Zmiana miejsca rejestracji podań z CRM na KS. |
| @#dde6f7:Opis działania | Wszystkie podania rejestrowane w jednym miejscu. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Szybkość obsługi, łatwiejszy dostęp do podań składanych przez danego studenta. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Brak |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2011/2012 – Gdańsk/Gdynia. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Koszty przeprowadzania szkoleń. |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Koszty przeprowadzania szkoleń. |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Brak |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat Gdańsk/Gdynia. |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik Dziekanatu aborys@wsb.gda.pl, abartosz@wsb.gda.pl |
2.15. Szkolenia pracowników
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.15. Szkolenia pracowników Szkolenia z profesjonalnej obsługi studenta. |
| @#dde6f7:Opis działania | Ciągłe doszkalanie i podnoszenie kwalifikacji pracowników. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Szybka, profesjonalna obsługa. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazność, jasność przekazywanych informacji, profesjonalna obsługa. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Cały czas. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet, kontakt telefoniczny, mailowy i osobisty. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat Gdańsk/Gdynia. |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik Dziekanatu aborys@wsb.gda.pl, abartosz@wsb.gda.pl |
2.16. Wydawanie zaświadczeń „od ręki”
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.16. Wydawanie zaświadczeń „od ręki” Wydawanie zaświadczeń od ręki bez potrzeby ich zamawiania. |
| @#dde6f7:Opis działania | Wszyscy pracownicy mogą z upoważnienia Dziekana podpisywać zaświadczenia. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Student nie musi oczekiwać na wydanie zaświadczenia, otrzymuje je od ręki. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazność, szybkość. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2010 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Brak |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat Gdańsk/Gdynia. |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik Dziekanatu aborys@wsb.gda.pl, abartosz@wsb.gda.pl |
3. Szczecin
3.1. Wydłużone godziny obsługi w tygodniu oraz wprowadzono dyżury dla studentów w niedziele
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 3.1. Wydłużone godziny obsługi w tygodniu oraz wprowadzono dyżury dla studentów w niedziele |
| @#dde6f7:Opis działania | Wydłużono godziny obsługi studentów w tygodniu, dodano jeszcze jeden dzień obsługi popołudniowej, wprowadzono dyżury dziekanatu w niedziele. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | W czasie zjazdów po sesji egzaminacyjnej, kiedy dużo studentów odwiedza dziekanat, rozładowało to kolejki. Poza tym okresem nie ma kolejek do Dziekanatu, w związku z czym wypadamy dobrze wizerunkowo – jesteśmy dla studentów niestacjonarnych łączących pracę z nauką. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Dogodność kontaktu z działem; Szybkość załatwiania spraw; Czas oczekiwania w kolejce. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak powiązania |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 1 października 2013 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Komunikat w Extranecie, spotkanie ze studentami I roku podczas Dnia Zerowego, tablica ogłoszeń. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat. |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Judyta Babis tel.: 91 452 69 72 Dziekanat WE w Szczecinie |
3.2. Bramka SMS – wysyłanie wiadomości do wykładowców i studentów
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 3.2. Bramka SMS – wysyłanie wiadomości do wykładowców i studentów |
| @#dde6f7:Opis działania | Wysyłanie do wykładowców SMS-ów przypominających o terminach zamykania protokołów, oddawania ich do Dziekanatu, wysyłanie przypomnień o terminach i godzinach obron. Wysyłanie SMS-ów do studentów zagrożonych skreśleniem oraz SMS-ów informacyjnych i przypominających. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Lepszy kontakt ze studentem, maile nie zawsze były odczytywane, SMS prawie zawsze. Pozytywny wpływ na retencję, lepsza organizacja, nieprzekraczanie terminów składania podań przez studentów. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość załatwiania spraw, przyjazne podejście. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak powiązania |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2012 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Judyta Babis tel.: 91 452 69 72 Dziekanat WE w Szczecinie |
3.3. Przesyłanie podań drogą elektroniczną – mail ze skanem podania z podpisem w załączniku
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 3.3. Przesyłanie podań drogą elektroniczną – mail ze skanem podania z podpisem w załączniku |
| @#dde6f7:Opis działania | Studenci mogą wysyłać podania drogą elektroniczną jako skan lub zdjęcie (jpg), ponieważ na podaniu wymagany jest podpis. Jeśli podanie przyjdzie w innym formacie, wówczas jest rejestrowane, ale student przy okazji musi się pojawić żeby je podpisać. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Rozładowanie kolejek, szybkość załatwiania sprawy. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Możliwość załatwiania spraw drogą elektroniczną, szybkość załatwiania sprawy, przyjazność. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak powiązania |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 1 października 2012 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Komunikat w Extranecie, spotkanie ze studentami I roku podczas Dnia Zerowego, tablica ogłoszeń. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat. |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Judyta Babis tel.: 91 452 69 72 Dziekanat WE w Szczecinie |
3.4. Obsługa studentów poza wyznaczonymi godzinami otwarcia Dziekanatu
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 3.4. Obsługa studentów poza wyznaczonymi godzinami otwarcia Dziekanatu |
| @#dde6f7:Opis działania | Studenci są obsługiwani również poza godzinami otwarcia Dziekanatu, indywidualnie umawiają się z pracownikiem, aby załatwić sprawę poza godzinami urzędowania. Jeśli student pojawi się w Dziekanacie poza godzinami otwarcia, a nie uprzedził o tym, również zostaje obsłużony. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Przyjazne podejście do studenta, szybkość załatwienia sprawy, student nie musi ponownie przyjeżdżać na uczelnię. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak powiązania |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | październik 2008 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Judyta Babis tel.: 91 452 69 72 Dziekanat WE w Szczecinie |
3.5. Działania retencyjne wykonywane przez opiekuna
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 3.5. Działania retencyjne wykonywane przez opiekuna |
| @#dde6f7:Opis działania | Opiekun studentów dostaje z DOFs listę studentów z zaległościami finansowymi (zakładana gr. w KS) i monitoruje zaległości studentów, kontaktuje się z nimi mailowo, telefonicznie czy przez SMS, informuje o zaległości, terminie i możliwości spłaty zadłużenia, podpowiada najkorzystniejsze wyjście z sytuacji zagrożenia skreśleniem. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Mniej osób skreśla się z powodu zaległości finansowych, pisząc podania o rozłożenie zaległości na raty. Student nie czuje się pozostawiony sam sobie, dobrze odbiera zainteresowanie jego osobą i indywidualne podejście. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Miernik retencji Porównanie listy grupy z osobami do skreślenia otrzymanej z DOF z faktyczną liczbą skreśleń z danej grupy. W przypadku zagrożenia skreśleniem związanego z procesem dydaktycznym – porównanie początkowej listy z końcową. |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2012 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Spotkanie ze studentami I roku podczas Dnia Zerowego. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Judyta Babis tel.: 91 452 69 72 Dziekanat WE w Szczecinie |
3.6. Wybór promotora (seminarium) i przedmiotu do wyboru przez Extranet
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 3.6. Wybór promotora (seminarium) i przedmiotu do wyboru przez Extranet |
| @#dde6f7:Opis działania | Wcześniej studenci dokonywali wyboru seminarium czy PDW w Extranecie poprzez ankietę do wyboru, teraz wybierają w Extranecie w specjalnych zakładkach, jest to prostsze dla studenta, szybsze i czytelniejsze. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Studenci widzą liczbę miejsc u poszczególnych promotorów. Proces stał się bardziej czytelny i łatwiejszy nie tylko dla studenta, ale również dla Dziekanatu. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość załatwiania spraw, jasność i przejrzystość procedur. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak powiązania |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Styczeń 2013 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Komunikat w Extranecie, spotkanie ze studentami I roku podczas Dnia Zerowego, tablica ogłoszeń. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Judyta Babis tel.: 91 452 69 72 Dziekanat WE w Szczecinie |
3.7. Obrony – elektroniczne protokoły
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 3.7. Obrony – elektroniczne protokoły |
| @#dde6f7:Opis działania | Wprowadzono elektroniczne protokoły obron, podczas obrony Przewodniczący wpisuje za pomocą specjalnej funkcji w ks pytania z obrony. Potem tylko drukuje gotowy protokół. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Przed obronami nie ma potrzeby ręcznego przygotowywania i wypisywania protokołów, co wpływa na ogromną oszczędność czasu i eliminację błędów. Obrony przebiegają szybciej i sprawniej, ponieważ Komisja nie musi ręcznie na kalkulatorze wyliczać średniej, a tym samym błędy zostają wyeliminowane. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość załatwiania spraw, jasność, przejrzystość procedur |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak powiązania |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Czerwiec 2013 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Judyta Babis tel.: 91 452 69 72 Dziekanat WE w Szczecinie |
3.8. Przydzielenie grupom studenckim opiekuna ze strony Dziekanatu
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 3.8. Przydzielenie grupom studenckim opiekuna ze strony Dziekanatu. |
| @#dde6f7:Opis działania | Każdy pracownik Dziekanatu ma pod swoją opieką określoną grupę studentów (dany rocznik czy kierunek). Monitoruje oceny, płatności i inne sprawy związane z procesem studiowania. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Student, mając jedną osobę, która się nim opiekuje, jest rzetelniej obsłużony i poinformowany. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta. Zakres i przejrzystość udzielanych informacji. Szybkość załatwienia sprawy. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Miernik retencji |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2009 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Komunikat w Extranecie, spotkanie ze studentami I roku podczas Dnia Zerowego, tablica ogłoszeń |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Judyta Babis tel.: 91 452 69 72 Dziekanat WE w Szczecinie |
3.9. Organizacja spotkań dla studentów 3 roku studiów licencjackich
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 3.9. Organizacja spotkań dla studentów 3 roku studiów licencjackich |
| @#dde6f7:Opis działania | W semestrze letnim organizowane są spotkania dla studentów 3 roku studiów licencjackich, w których biorą udział prodziekani, przedstawiając ofertę studiów II stopnia. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Studenci dostają informację bezpośrednio, a nie tylko ze stron WWW. Mogą poczuć, że są traktowani indywidualnie, mogą się zwrócić z pytaniami bezpośrednio do „źródła” |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta. Zakres i przejrzystość udzielanych informacji. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Miernik przechodniości Liczba absolwentów studiów I stopnia, którzy zapisali się do WSB na studia II stopnia, dane z KS. |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Czerwiec 2012 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Judyta Babis tel.: 91 452 69 72 Dziekanat WE w Szczecinie |
3.10. Dzień zerowy we współpracy z dziekanatem
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 3.10. Dzień zerowy we współpracy z dziekanatem |
| @#dde6f7:Opis działania | Podczas Dnia Zerowego DOD wprowadza do planu zajęć spotkanie z Władzami oraz szkolenie z Extranetu. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Studenci widzą spotkania w swoim planie zajęć, co ma wpływ na ogromną frekwencję. Dziekanat – kierownik przeprowadza krótkie szkolenie z Extranetu oraz przekazuje garść najważniejszych informacji. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta. Zakres i przejrzystość udzielanych informacji. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak powiązania |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 1 października 2013 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Informacja w planie zajęć oraz informacja w BR |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Judyta Babis tel.: 91 452 69 72 Dziekanat WE w Szczecinie |
3.11. Ulotki dotyczące sesji egzaminacyjnej
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 3.11. Ulotki dotyczące sesji egzaminacyjnej |
| @#dde6f7:Opis działania | Przed sesją egzaminacyjną Dziekanat sporządza i drukuje ulotki, zawierające najważniejsze informacje dotyczące sesji egzaminacyjnej wraz z niezbędnymi terminami związanymi z sesją. Ulotki są dostępne na korytarzach uczelni oraz w Dziekanacie. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Ulotki są prostą formą dotarcia z informacją do studentów, ponieważ nie wszyscy studenci radzą sobie z wyszukiwaniem niezbędnych informacji w Extranecie. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta. Zakres i przejrzystość udzielanych informacji. Jasność i przejrzystość procedur. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak powiązania |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Czerwiec 2013 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Judyta Babis tel.: 91 452 69 72 Dziekanat WE w Szczecinie |
3.12. Pośredniczenie w kontaktach student – wykładowca
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 3.12. Pośredniczenie w kontaktach student – wykładowca |
| @#dde6f7:Opis działania | Dziekanat pośredniczy w wyjaśnianiu spraw dotyczących ocen studenta, przesłanych prac itp. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Sprawy są wyjaśniane na bieżąco, nie pozostają bez odpowiedzi wykładowcy. Wykładowca nie zawsze odpowiada studentom na maile, ale jak włączy się do tego opiekun z Dziekanatu sprawa jest załatwiona szybciej. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta. Szybkość załatwienia sprawy. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak powiązania |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2009 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Judyta Babis tel.: 91 452 69 72 Dziekanat WE w Szczecinie |
3.13. Pisma do studentów urlopowanych
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 3.13. Pisma do studentów urlopowanych |
| @#dde6f7:Opis działania | Dziekanat wysyła pisma do studentów, którym kończy się urlop, przypominając o powrocie na uczelnię. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Im wcześniej Dziekanat dostanie informację o powrocie studenta z urlopu, tym szybciej będzie gotowa decyzja Prodziekana z wyznaczonymi ewentualnymi różnicami programowymi, przydzieleniem do grup i rozpoczęciem ponownie procesu studiowania. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta. Jasność i przejrzystość procedur. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak powiązania |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2010 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Pisma do studentów wysyłane pocztą |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Judyta Babis tel.: 91 452 69 72 Dziekanat WE w Szczecinie |
3.14. Monitorowanie kolejki do dziekanatu
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 3.14. Monitorowanie kolejki do dziekanatu |
| @#dde6f7:Opis działania | W czasie obsługi pracownik dziekanatu wychodzi przed dziekanat i pyta studentów np. o to, kto przyszedł w celu przedłużenia terminu ważności legitymacji; w tygodniu, jeśli kolejka jest większa, wychodzi kolejna osoba. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Rozładowanie kolejki |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość załatwienia sprawy. Przyjazne podejście do studenta. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak powiązania |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Luty 2013 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Judyta Babis tel.: 91 452 69 72 Dziekanat WE w Szczecinie |
3.15. Wprowadzenie cyklicznych spotkań ze studentami NOWOŚĆ 2015
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 3.15. Wprowadzenie cyklicznych spotkań ze studentami NOWOŚĆ 2015 |
| @#dde6f7:Opis działania | Wprowadzenie cyklicznych spotkań ze studentami dotyczących analizy procesów związanych z pisaniem prac dyplomowych i obron. Brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Promotorzy nie zawsze informują swoich seminarzystów, gdzie mogą znaleźć standardy dotyczące pisania prac dyplomowych, wzory oświadczeń, które powinny znaleźć się w pracy, oraz o terminach obron i procedurze w momencie nieoddania pracy w terminie. Powyższe działanie pomoże wyeliminować błędy przy pisaniu prac i być może zmobilizuje studentów do terminowego oddawania prac. Wpłynie na ich większą świadomość. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Zakres i przejrzystość udzielanych informacji. Przyjazne podejście do studenta. Jasność i przejrzystość procedur. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 1 października 2014r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Komunikat w Extranecie, tablica ogłoszeń |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Judyta Babis tel.: 91 452 69 72 Dziekanat WE w Szczecinie |
3.16. Rozpatrywanie podań przez pracowników dziekanatu NOWOŚĆ 2015
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 3.16. Rozpatrywanie podań przez pracowników dziekanatu NOWOŚĆ 2015 |
| @#dde6f7:Opis działania | Pracownicy Dziekanatu rozpatrują podania złożone przez studentów dotyczące procesu studiowania. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Szybkość załatwienia sprawy. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość załatwienia sprawy. Przyjazne podejście do studenta. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Liczba podań. |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Marzec 2014 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | prof. dr hab. Magdalena Majchrzak – Dziekan WSb Szczecin mmajchrzak@wsb.szczecin.pl |
4. Chorzów
4.1. Charakterystyka Promotorów udostępniona w Extranecie 2 tygodnie przed zapisami na seminaria
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 4.1. Charakterystyka Promotorów udostępniona w Extranecie 2 tygodnie przed zapisami na seminaria |
| @#dde6f7:Opis działania | W stosownym czasie jest tworzony katalog promotorów na dany rok akademicki z podziałem na stopień studiów, kierunek oraz wg potrzeby na specjalność. Taki katalog umieszczamy w Extranecie na 2 tygodnie przed planowanymi zapisami do Promotorów, aby student mógł się z nim zapoznać i przemyśleć swój wybór. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Student ma łatwy dostęp z dowolnego miejsca do charakterystyk i może świadomie przygotować się do wyboru Promotora. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Zakres i przejrzystość informacji, przyjazne podejście. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Efekty w wynikach BAM. Procent dostępnych procedur w Extranecie. |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Od ok 3 lat |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Komunikat w Extranecie, informacje we front offisie. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat WZ w Chorzowie |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Erika Pieknik erika.pieknik@chorzow.wsb.pl 32 34 98 502 |
4.2. Wybory studenckie prowadzone on-line (przedmiot do wyboru, specjalność, promotor)
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 4.2. Wybory studenckie prowadzone on-line (przedmiot do wyboru, specjalność, promotor) |
| @#dde6f7:Opis działania | Student dokonuje wyboru przedmiotu do wyboru, specjalności, promotora przez Extranet |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Student nie musi stać w długiej kolejce w Dziekanacie, na bieżąco może podglądać liczbę wolnych miejsc, limitów tp.., może podać kolejność (priorytety) swojego wyboru, praktycznie natychmiast widzi wyniki wyborów |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi, zakres i przejrzystość informacji, przyjazne podejście |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Efekty w wynikach BAM. Procent dostępnych procedur w Extranecie, liczba podań według rodzaju |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Od ok 3 lat |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Komunikat w Extranecie, informacje we front offisie |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat WZ w Chorzowie |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Erika Pieknik erika.pieknik@chorzow.wsb.pl 32 34 98 502 |
4.3. Mobilny dziekanat
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 4.3. Mobilny dziekanat |
| @#dde6f7:Opis działania | W okresach szczególnie intensywnych oraz w szczególnych przypadkach (niepełnosprawność studenta) dziekanat wychodzi poza pomieszczenia front office’u |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Rozładowanie kolejek do dziekanatu |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi, przyjazne podejście |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Efekty w wynikach BAM. Liczba studentów na pracownika dziekanatu, liczba roboczogodzin obsługowych |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Od ok. 3 lat |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Komunikat w Extranecie, informacje we front offisie |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat WZ w Chorzowie |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Erika Pieknik erika.pieknik@chorzow.wsb.pl 32 34 98 502 |
4.4. Wydłużone godziny obsługowe dziekanatu NOWOŚĆ 2015
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 4.4. Wydłużone godziny obsługowe dziekanatu NOWOŚĆ 2015 |
| @#dde6f7:Opis działania | W czwartki dziekanat zaprasza studentów do godziny 19.00. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Satysfakcja studentów z powodu lepszej dostępności do dziekanatu. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Dni/godziny otwarcia |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Liczba roboczogodzin pracy działu, w których obsługiwani są studenci. |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2013/2014 |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Zużycie prądu |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet, dziekanat front office |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Erika Pieknik erika.pieknik@chorzow.wsb.pl 32 34 98 502 |
4.5. Charakterystyka specjalności udostępniona w Extranecie 2 tygodnie przed zapisami NOWOŚĆ 2015
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 4.5. Charakterystyka specjalności udostępniona w Extranecie 2 tygodnie przed zapisami NOWOŚĆ 2015 |
| @#dde6f7:Opis działania | W stosownym czasie jest tworzony katalog specjalności na dany rok akademicki z podziałem na stopień studiów, kierunek. Taki katalog umieszczamy w Extranecie na 2 tyg przed planowanymi zapisami na specjalności, aby student mógł się z nim zapoznać i przemyśleć swój wybór. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Student ma łatwy dostęp z dowolnego miejsca do charakterystyk i świadomie może przygotować się do wyboru specjalności. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Zakres i przejrzystość udzielanych informacji, szybkość obsługi |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Efekty w wynikach BAM. Procent dostępnych procedur w Extranecie |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2013/2014 |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet, dziekanat front office |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Erika Pieknik erika.pieknik@chorzow.wsb.pl 32 34 98 502 |
4.6. Częściowe przyjmowanie wybranych podań drogą mailową NOWOŚĆ 2015
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 4.6. Częściowe przyjmowanie wybranych podań drogą mailową NOWOŚĆ 2015 |
| @#dde6f7:Opis działania | Student wysyła skan swojego podania na adres mailowy. Jest zobowiązany do dostarczenia oryginału w dogodnym dla niego terminie. Decyzja nie jest uzależniona od dostarczenia oryginału. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Redukcja kolejek do dziekanatu |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta, szybkość obsługi |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Efekty w wynikach BAM. Miernik liczba podań wg rodzaju |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2013/2014 |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet, dziekanat front office, telefonicznie |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Erika Pieknik erika.pieknik@chorzow.wsb.pl 32 34 98 502 |
4.7. Obsługa Dziekanatu ad hoc – standard w zakresie rozładowania kolejek NOWOŚĆ 2015
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 4.7. Obsługa Dziekanatu ad hoc – standard w zakresie rozładowania kolejek NOWOŚĆ 2015 |
| @#dde6f7:Opis działania | Ściąganie z back office’u osoby/osób do obsługi, gdy w kolejce czeka więcej niż 4 osoby. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Szybkie rozładowanie kolejki |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta, szybkość obsługi |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Efekty w wynikach BAM. |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2013/2014 |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Brak |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Erika Pieknik erika.pieknik@chorzow.wsb.pl 32 34 98 502 |
4.8. Prace dyplomowe projektowe NOWOŚĆ 2015
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 4.8. Prace dyplomowe projektowe NOWOŚĆ 2015 |
| @#dde6f7:Opis działania | Przygotowanie pracy dyplomowej w grupie projektowej, a nie indywidualnie. Zmiana regulaminu, procedur związanych z pisaniem pracy dyplomowej. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Zwiększenie liczby obron w I i II terminie. Zwiększenie przechodniości. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Liczba studentów I roku II stopnia (absolwentów WZ w Chorzowie WSB w Poznaniu) w stosunku do uprawnionych do obron w badanym okresie. |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2014/2015 |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Dr Beata Gdak beata.gdak@chorzow.wsb.pl 32 34 98 467 |
5. Opole
5.1. Spisanie procedur dotyczących obsługi studentów
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 5.1. Spisanie procedur dotyczących obsługi studentów |
| @#dde6f7:Opis działania | Procedury realizowane w pracy dziekanatu, np. wydanie nowej legitymacji, powtarzanie semestru, wznowienie studiów. Brak ujednoliconych działań, potrzeba wyeliminowania błędów. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Takie same komunikaty do studentów (brak rozbieżności udzielanych informacji). |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Zakres i przejrzystość udzielanych informacji |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Październik 2011 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Brak bezpośredniej komunikacji |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | malgorzata.maksymiuk@wsb.wroclaw.pl |
5.2. Kalendarz wydarzeń i ważnych terminów do wglądu dla wszystkich pracowników działów obsługi
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 5.2. Kalendarz wydarzeń i ważnych terminów do wglądu dla wszystkich pracowników działów obsługi |
| @#dde6f7:Opis działania | Plik na każdym komputerze uzupełniany przez pracowników Wydziału dostępny dla innych pracowników. Zapewnienie kompleksowej informacji dot. tego, co dzieje się na terenie Uczelni we wszystkich działach. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Lepszy przepływ informacji |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Zakres i przejrzystość udzielanych informacji |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Listopad 2011 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Brak bezpośredniej komunikacji |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Cały wydział |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | roman.modrzejewski@wsb.wroclaw.pl |
5.3. Spotkania wewnętrzne w Dziekanacie
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 5.3. Spotkania wewnętrzne w Dziekanacie Spotkania/szkolenia w sprawach dotyczących interpretacji przepisów, procedur, kontaktu ze studentem, ustalania harmonogramu pracy. |
| @#dde6f7:Opis działania | Ujednolicenie przekazywanych informacji, sposobów kontaktu ze studentem, wyjaśnianie niezrozumiałych spraw, wspólne rozwiązywanie trudnych przypadków. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Lepsze zrozumienie problemu, świadomość w relacji z klientem, ujednolicenie przekazywanych informacji, lepsza organizacja pracy |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Zakres i przejrzystość udzielanych informacji Przyjazne podejście do studenta |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Październik 2011 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Brak bezpośredniej komunikacji |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | malgorzata.maksymiuk@wsb.wroclaw.pl |
5.4. Dostępność dla studentów – dni i godziny pracy
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 5.4. Dostępność dla studentów – dni i godziny pracy |
| @#dde6f7:Opis działania | 7-dniowy tydzień pracy, wyeliminowanie dnia bez studenta (dziekanat czynny 7 dni w tygodniu), w niektóre piątki (tzw. TEB-owe) dziekanat czynny do 18.00, przedłużenie pracy w okresie zwiększonego zapotrzebowania (obrony, rozpoczęcie roku akad.). |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Brak komunikatu, że dziś nie obsługujemy studentów. Studenci mogą w niektóre piątki załatwić swoje sprawy po godzinach pracy. Studenci niestacjonarni mają zapewnioną obsługę przez cały weekend. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Dni i godziny otwarcia, przyjazne podejście do studenta |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Stopniowo od października 2011 r., od rozpoczęcia działalności Uczelni |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Spotkania, Extranet, strona WWW |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat, inne działy uczelni (biblioteka, DOFS, BK) |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | malgorzata.maksymiuk@wsb.wroclaw.pl |
5.5. Podział pracy w Dziekanacie/ Grafik/ Front i back office
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 5.5. Podział pracy w Dziekanacie/ Grafik/Front i back office |
| @#dde6f7:Opis działania | Został wprowadzony grafik roczny ogólny zawierający pracujące weekendy (porównywalna liczba przepracowanych dni). Funkcjonuje też grafik miesięczny zawierający szczegółowe informacje, np. co w danym miesiącu należy zrobić i do kiedy, rozpisanie obsługi na front i back w tygodniu, podział pracy, tj. odpisywanie na pocztę dziekanatową, uzupełnianie druków, wydawanie zaświadczeń – podział rotacyjny. Każdy z pracowników ma przypisane grupy studentów, którymi szczegółowo się zajmuje. Potrzeba zastępowalności, zmienności działań, niepowielania czynności, usystematyzowania pracy. Stworzenie warunków pracy front/back. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Lepsza organizacja pracy działu. Każdy pracownik potrafi zająć się każdą sprawą i każdym studentem. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Od początku, październik 2011-2012 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Opiekunowie grup są przedstawieni w Extranecie |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | malgorzata.maksymiuk@wsb.wroclaw.pl |
5.6. Zmniejszenie kolejek w Dziekanacie
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 5.6. Zmniejszenie kolejek w Dziekanacie |
| @#dde6f7:Opis działania | Działania, które mają na celu skrócenie czasu spędzanego w kolejce, tj. oddelegowanie czynności niezwiązanych z pracą w dziekanacie (ubezpieczenie – wpłaty na konto, ksero – punkt ksero (studenci i wykładowcy), imprezy – zaangażowanie samorządu studenckiego/innych działów). Rezygnacja z drukowania planów i wieszania ich w gablocie. Studenci, którzy chcą załatwić sprawę dziekanatową, nie muszą czekać, aż inni np. wpłacą pieniądze. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Mniejsze kolejki, dokładne rozliczenie wpłaconych kwot, ksero – mniej awaryjne, zmniejszenie kosztów druków. Plany – oszczędność papieru, otrzymywanie aktualnego planu w Extranecie. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Październik 2013 r., a plany - 2012 |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Brak bezpośredniej komunikacji. Akcje były poprzedzone wiadomościami w Extranecie, a także informacjami na spotkaniach organizacyjnych, w dziekanacie. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat (działy zaangażowane w pomoc – kwestura, samorząd studencki). Plany – DOD. |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | malgorzata.maksymiuk@wsb.wroclaw.pl |
5.7. Pieczątki dla każdego pracownika
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 5.7. Pieczątki dla każdego pracownika |
| @#dde6f7:Opis działania | Zwiększenie decyzyjności pracowników w wydawaniu zaświadczeń. Student nie musi już czekać na zwykłe zaświadczenie, jeżeli nie ma Władz lub Kierownika. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Wydawanie zaświadczeń od ręki. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi, przyjazność. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Listopad 2013 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Koszt nowych pieczątek |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Brak bezpośredniej komunikacji. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | malgorzata.maksymiuk@wsb.wroclaw.pl |
5.8. Spotkania dla studentów i wykładowców
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 5.8. Spotkania dla studentów i wykładowców |
| @#dde6f7:Opis działania | Zwiększenie liczby spotkań ze studentami i wykładowcami. I rok – spotkania organizacyjne, 3 rok SL – spotkania przed obroną, I rok SUM + SP – przed wyborem specjalności i SP, II stopień – przebieg działań organizacyjnych. Spotkania z wykładowcami – 1 raz w semestrze. Potrzeba osobistego przekazania informacji. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Zwiększenie świadomości studentów, działania/efekty retencyjne. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Wrzesień/październik 2013 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Brak bezpośredniej komunikacji. O spotkaniach informujemy poprzez Extranet, intranet, mailowo. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | malgorzata.maksymiuk@wsb.wroclaw.pl |
5.9. Wybór PDW, specjalności, seminaria przez Extranet
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 5.9. Wybór PDW, specjalności, seminaria przez Extranet |
| @#dde6f7:Opis działania | Wprowadzenie rozwiązania, w którym studenci mogą w domu dokonywać wyborów. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Monitorowanie przebiegu wyborów, mniejsze kolejki, brak papierowych ankiet |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Październik 2011 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Brak bezpośredniej informacji |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | malgorzata.maksymiuk@wsb.wroclaw.pl |
5.10. Współpraca z wykładowcami – zarządzenia, zasady
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 5.10. Współpraca z wykładowcami – zarządzenia, zasady |
| @#dde6f7:Opis działania | Wprowadzenie zarządzenia Dziekana dot. terminów zamknięcia elektronicznych protokołów oraz terminy wpisywania ocen – rozliczenia protokołów Pakiet promotora – intranet ABC wykładowcy Inne instrukcje Przedłużenia sesji – informacja dla wykładowców w intranecie |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Podstawy prawne, które regulują terminy. Informacja dla wykładowców. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Zakres i przejrzystość udzielanych informacji. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Październik 2012 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Brak bezpośredniej informacji |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat, informatyk, DOFS |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | malgorzata.maksymiuk@wsb.wroclaw.pl roman.modrzejewski@wsb.wroclaw.pl |
5.11. Współpraca z Władzami Uczelni
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 5.11. Współpraca z Władzami Uczelni |
| @#dde6f7:Opis działania | Wypracowanie zasad współpracy z Prodziekanem i Dziekanem. Przyspieszenie czasu wydania decyzji, rozpatrzenie podań. Brak możliwości kontaktu. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Szybsze podejmowanie decyzji (nawet do 24 godz.) – info. w Extranecie Porozumienie, wsparcie przy „trudnych” studentach. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazność Szybkość obsługi studentów |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Październik 2012 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Brak bezpośredniej komunikacji. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | malgorzata.maksymiuk@wsb.wroclaw.pl |
6. Bydgoszcz / Toruń
6.1. Dostęp telefoniczny do dziekanatu w godzinach pracy działu, a nie tylko w godzinach dyżuru dla studentów
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 6.1. Dostęp telefoniczny do dziekanatu w godzinach pracy działu, a nie tylko w godzinach dyżuru dla studentów |
| @#dde6f7:Opis działania | Student kontaktuje się z nami w godzinach naszej pracy. Aparat telefoniczny ma każdy pracownik. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Student może skontaktować się z dziekanatem od wtorku do niedzieli w godzinach naszej pracy. Dzięki temu nie doprowadzamy do kumulacji telefonów w jednym określonym czasie, np. w czasie dyżuru. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | To funkcjonuje od zawsze na wydziale w Bydgoszczy. O zmianie w ocenie mogą powiedzieć Szkoły, które odbierają telefon tylko w godzinach dyżuru i przejdą na nasz system. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Od 2007 r. (2007/2008) |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Kosztem jest zapewnienie aparatu telefonicznego każdemu pracownikowi. Student może zadzwonić do każdego pracownika, a w szczególności do swojego opiekuna, który prowadzi jego dokumenty. |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Brak |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | anna.stojak@wsb.bydgoszcz.pl |
6.2. Rozładowywanie kolejek i dostęp do druków – wzorów podań
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 6.2. Rozładowywanie kolejek i dostęp do druków – wzorów podań. |
| @#dde6f7:Opis działania | Rozładowywanie kolejek poprzez udostępnienie skrzynki – wrzutni na wnioski oraz wychodzenie do studentów z pytaniami czy ktoś ma wniosek o wystawienie zaświadczenia – zbieranie wniosków; zbieranie legitymacji. Czekają tylko osoby, które muszą porozmawiać z pracownikiem. Legitymacje pierwszakom wydajemy poza dziekanatem. Student ma dostęp do wszystkich wzorów podań związanych z tokiem studiów w Extranecie oraz przed dziekanatem. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Studenci zyskują na czasie; nie muszą stać w kolejce; mogą wniosek wrzucić do skrzynki; druk pobrać z Extranetu czy też przy dziekanacie. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Na ocenę funkcjonowania działu. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Liczba złożonych podań do skrzynki |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Skrzynka na wnioski od 2007 roku. Natomiast wyjście do studentów stojących w kolejce – od r.a. 2012/2013; wydawanie legitymacji poza dziekanatem od r.a. 2012/2013 – zmniejsza to kolejkę; wzory podań od 2007 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Nie komunikowaliśmy tego. Jeżeli widzimy, że jest dużo osób czekających, wychodzimy, zbieramy wnioski i legitymacje. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | anna.stojak@wsb.bydgoszcz.pl |
6.3. Ulotki i prezentacje dla studentów
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 6.3. Ulotki i prezentacje dla studentów |
| @#dde6f7:Opis działania | * Przygotowanie tematycznych ulotek i prezentacji dla studentów. Zamieszczenie ich w Extranecie. Ulotki dostępne są przed dziekanatem. Prezentacje – spotkania ze studentami. * Przed sesją wchodzimy do grupy na 10 min i mówimy o prawach i obowiązkach podczas sesji; liczbie podejść, warunkach; zasadach przystępowania do egzaminów; rozdajemy ulotki. * Prezentacje przed egzaminami dyplomowymi – spotkanie, pytania i odpowiedzi, ulotki. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Student częściej bierze do ręki ulotkę przygotowaną przez dziekanat niż tę z drukarni. Koszty – wydruku i zakupu papieru kolorowego. Ulotki rozchodzą się jak ciepłe bułki i nie są rozrzucane po korytarzach, dzięki temu mniej studentów popełnia błędy. Osoby, które są na prezentacjach, poprawnie składają pracę dyplomową – nie ma błędów odnośnie do załączników w postaci liczby zdjęć, podpisu promotora itd. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Od r.a. 2012/2013 |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Koszty związane z wdrożeniem – nakład czasu pracy pracownika przy tworzeniu prezentacji czy ulotki |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Otrzymują komunikaty o spotkaniu; mają dostęp do ulotek w Extranecie |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | anna.stojak@wsb.bydgoszcz.pl |
7. Poznań
7.1. Wydłużenie godzin obsługi weekendowej – obsługa w każdą niedzielę
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 7.1. Wydłużenie godzin obsługi weekendowej – obsługa w każdą niedzielę |
| @#dde6f7:Opis działania | Dziekanat jest czynny w każdą niedzielę w godz. 8.00-14.00. Dotychczas czynny był jedynie w soboty, a w niedziele jedynie w październiku i marcu. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Wydłużenie godzin obsługi weekendowej – obsługa w każdą niedzielę. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Dni/godziny otwarcia. Przyjazne podejście do studenta. Dogodność kontaktu z działem |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak powiązania |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 1 października 2013 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet, informacja przed Dziekanatem |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Katarzyna Kocik, katarzyna.kocik@wsb.poznan.pl |
7.2. Dodatkowe godziny obsługi telefonicznej w okresach nasilenia
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 7.2. Dodatkowe godziny obsługi telefonicznej w okresach nasilenia |
| @#dde6f7:Opis działania | Oprócz osób obsługujących bezpośrednio „na froncie” dodatkowa osoba „na backu” odbierająca telefony. Dyżur trwa tyle godzin, ile trwa obsługa. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Łatwiejszy kontakt telefoniczny. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Dni/godziny otwarcia. Przyjazne podejście do studenta. Dogodność kontaktu z działem |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak powiązania |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Od kilku lat |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Katarzyna Kocik, katarzyna.kocik@wsb.poznan.pl |
7.3. Wyjście przed dziekanat do studentów w celu zredukowania kolejki (zbieranie legitymacji, wniosków niewymagających weryfikacji)
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 7.3. Wyjście przed dziekanat do studentów w celu zredukowania kolejki (zbieranie legitymacji, wniosków niewymagających weryfikacji) |
| @#dde6f7:Opis działania | Pracownik dziekanatu „z backu” wychodzi do oczekujących studentów z zapytaniem, w jakiej sprawie przyszli, i w przypadku spraw niewymagających weryfikacji danych zbiera podania, wnioski, prace dyplomowe lub udziela informacji. To samo dotyczy przedłużania terminu ważności legitymacji studenckich w przypadku zjawienia się pojedynczych osób po terminie tradycyjnego przedłużania. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Krótszy czas oczekiwania w kolejce do Dziekanatu. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi. Przyjazne podejście do studenta. Szybkość załatwiania spraw. Czas oczekiwania w kolejce. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak powiązania |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Od kilku lat |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Katarzyna Kocik, katarzyna.kocik@wsb.poznan.pl |
7.4. Wysyłanie komunikatów przypominających oraz komunikatów informujących o ścieżce dostępu do aktualnych procedur przydatnych w danym momencie roku akademickiego
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 7.4. Wysyłanie komunikatów przypominających oraz komunikatów informujących o ścieżce dostępu do aktualnych procedur przydatnych w danym momencie roku akademickiego |
| @#dde6f7:Opis działania | Komunikaty wysyłane są w Extranecie. W sprawach dotyczących wszystkich studentów (terminy sesji, składania podań, wniosków stypendialnych, itp.) wysyła wyznaczony pracownik. Szczegółowe informacje do wyznaczonych grup studentów (wybory specjalności, przedmiotów, składania prac dyplomowych, obron) wysyła opiekun roku. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Redukcja ewentualnych skreśleń. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Zakres i przejrzystość udzielanych informacji. Przyjazne podejście do studenta |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Miernik retencji |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Od kilku lat |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Katarzyna Kocik, katarzyna.kocik@wsb.poznan.pl |
7.5. Usprawnienie wyborów przedmiotów/seminariów poprzez wprowadzenie wyborów przez Extranet oraz przez Platformę Moodle
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 7.5. Usprawnienie wyborów przedmiotów/seminariów poprzez wprowadzenie wyborów przez Extranet oraz przez Platformę Moodle |
| @#dde6f7:Opis działania | Od bieżącego roku akademickiego przeprowadzamy wybory seminariów, specjalności, przedmiotów, korzystając z bazy KS. Przygotowanie procesu zajmuje mniej czasu i nie wymaga zaangażowania pracowników Działu Informatyki. Student widzi limit miejsc w grupie, do której się zapisuje, oraz liczbę studentów już do tej grupy zapisanych. Początek i zakończenie wyborów można zaplanować na konkretny dzień i godzinę. Poprzednio to pracownicy Działu Informatyki uruchamiali i zamykali wybory. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Krótszy czas wyborów, szybsza informacja o wynikach. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak powiązania |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 1 października 2013 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Katarzyna Kocik, katarzyna.kocik@wsb.poznan.pl |
7.6. Organizowanie spotkań informacyjnych ze studentami pierwszego roku w celu zapoznania ich z zasadami studiowania
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 7.6. Organizowanie spotkań informacyjnych ze studentami pierwszego roku w celu zapoznania ich z zasadami studiowania |
| @#dde6f7:Opis działania | W minionych latach terminy wyznaczane były w tygodniu zerowym, studenci dowiadywali się o tym w BR, z wysłanej do nich korespondencji oraz z Extranetu. W minionym roku w pierwszym semestrze studiów w planie zajęć wyznaczone były spotkania. Prowadzili je Prodziekani, wykładowcy zajmujący się platformą Moodle, studenci działający w organizacjach studenckich, pracownicy Dziekanatu. Takie spotkania odbywają się również na wyższych latach studiów w zależności od potrzeb – dotyczą wyboru seminariów, realizacji projektu dyplomowego, obrony, kontynuacji studiów w naszej uczelni. W większości prowadzone są przez Dziekana i Prodziekanów. Terminy spotkań wyznaczane są dla poszczególnych grup przed lub po ich zajęciach (raczej nie w środku, bo brak jest tzw. okienek) oraz dogrywane do planu zajęć. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Przyjazne podejście, chęć pomocy w rozwiązywaniu ewentualnych problemów |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Zakres i przejrzystość udzielanych informacji. Przyjazne podejście do studenta. Jasność, przejrzystość procedur. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Miernik retencji |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Od kilku lat |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Katarzyna Kocik, katarzyna.kocik@wsb.poznan.pl |
7.7. Organizowanie wydawania legitymacji dla studentów pierwszego roku w budynkach szkoły, w których studenci przebywają aktualnie
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 7.7. Organizowanie wydawania legitymacji dla studentów pierwszego roku w budynkach szkoły, w których studenci przebywają aktualnie |
| @#dde6f7:Opis działania | Punkty wydawania legitymacji studenckich zostały przygotowane we wszystkich budynkach, w których studenci I roku mieli zajęcia. Godziny otwarcia dostosowane były do godzin zajęć poszczególnych grup studentów. Odbywało się to w terminie pierwszego zjazdu. Po tym terminie otwarte było dodatkowe miejsce (oprócz Dziekanatu). Eliminowało to kumulację studentów I roku i wyższych roczników w jednym miejscu obsługowym. Informacja ta dostępna była w Extranecie oraz przed drzwiami Dziekanatu. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Oszczędność czasu studenta. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Dni/godziny otwarcia. Przyjazne podejście do studenta. Dogodność kontaktu z działem. Szybkość załatwiania spraw. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Miernik retencji |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 1 października 2013 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Katarzyna Kocik, katarzyna.kocik@wsb.poznan.pl |
7.8. Wysyłanie komunikatów informujących o zaległościach finansowych
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 7.8. Wysyłanie komunikatów informujących o zaległościach finansowych |
| @#dde6f7:Opis działania | Co miesiąc (około 10. każdego miesiąca) studenci, którzy zalegają z opłatą dwóch rat czesnego, otrzymują w Extranecie taką informację. Jest to komunikat wyskakujący na pulpicie studenta po zalogowaniu się. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Redukcja ewentualnych skreśleń. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Miernik retencji |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Od kilku lat |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Katarzyna Kocik, katarzyna.kocik@wsb.poznan.pl |
7.9. Opracowanie i aktualizacja „Kalendarium studenta” – kompendium wiedzy z zarządzeń Dziekana
7.10. Elastyczne reagowanie na potrzeby studentów – załatwianie pilnych spraw poza ustalonymi terminami
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 7.10. Elastyczne reagowanie na potrzeby studentów – załatwianie pilnych spraw poza ustalonymi terminami |
| @#dde6f7:Opis działania | Zgodnie z harmonogramem roku akademickiego oraz zarządzeniami Dziekana studenta obowiązują wyznaczone terminy. W przypadku gdy student przeoczy wyznaczony termin, jego podania i wnioski zawsze przyjmowane są do rozpatrzenia i załatwiane pozytywnie, jeśli tylko istnieje taka możliwość. Dotyczy to podań rozliczających sesję, prac dyplomowych, wniosków stypendialnych. Opiekun roku w Dziekanacie indywidualnie monitoruje różne sprawy i indywidualnie umawia się ze swoimi studentami w celu pozytywnego rozwiązania problemu. Opiekun roku kontaktuje się indywidualnie ze studentami drogą telefoniczną, mailową oraz przez Extranet. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Przyjazne podejście, chęć pomocy w rozwiązywaniu ewentualnych problemów. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta. Dogodność kontaktu z działem. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Miernik retencji |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Od kilku lat |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Katarzyna Kocik, katarzyna.kocik@wsb.poznan.pl |
7.11. Gotowe druki w Extranecie
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 7.11. Gotowe druki w Extranecie |
| @#dde6f7:Opis działania | Udostępnianie w Extranecie oraz w dziekanacie gotowych druków oraz wzorów najczęściej składanych podań wraz ze wskazówką, do kogo należy skierować dany wniosek. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Oszczędność czasu studenta. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi. Przyjazne podejście do studenta. Szybkość załatwiania spraw. Łatwość wypełniania formularzy, podań i wniosków. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak powiązania |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Od kilku lat |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Druki w Dziekanacie – koszt powielania w punkcie ksero |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Druki w Dziekanacie – koszt powielania w punkcie ksero |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet, informacja przed Dziekanatem |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Katarzyna Kocik, katarzyna.kocik@wsb.poznan.pl |
7.12. Kalendarium stypendiów na rok akademicki 2014/2015 NOWOŚĆ 2015
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 7.12. Kalendarium stypendiów na rok akademicki 2014/2015 NOWOŚĆ 2015 |
| @#dde6f7:Opis działania | Opracowanie „Kalendarium stypendiów na rok akademicki 2014/2015” – kompendium wiedzy dotyczącej pomocy materialnej dla studentów. Tabela zawierająca wszystkie daty związane ze stypendiami w danym roku akademickim. Dostępna w Extranecie. Brak procedury |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Oszczędność czasu studenta. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Zakres i przejrzystość udzielanych informacji. Przyjazne podejście do studenta. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak powiązań |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 1 października 2014 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet, plakaty na terenie uczelni |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Katarzyna Kocik, katarzyna.kocik@wsb.poznan.pl, Lidia Bürger |
7.13. Monitoring kolejki przed Dziekanatem NOWOŚĆ 2015
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 7.13. Monitoring kolejki przed Dziekanatem NOWOŚĆ 2015 |
| @#dde6f7:Opis działania | Montaż kamerki lub zainstalowanie systemu kolejki elektronicznej. Brak procedury. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Zadowolenie studentów, możliwość wykorzystania czasu oczekiwania (nie trzeba cały czas stać przed drzwiami Dziekanatu). |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi, przyjazne podejście do studenta. Szybkość załatwiania spraw. Czas oczekiwania w kolejce. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak powiązań |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dziekanat |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Katarzyna Kocik, katarzyna.kocik@wsb.poznan.pl, |
Zgłoszenie nowej dobrej praktyki
Aby zgłosić nową dobrą praktykę należy skopiować poniższy tekst do okienka wiadomości i uzupełnić go:
- Element opisu
- Nazwa działania
- Opis działania
- Efekty wdrożenia działania
- Powiązanie z badaniami BAM
- Powiązanie z miernikami
- Termin wdrożenia działania
- Koszty wdrożenia
- Koszty bieżące działania
- Sposób komunikacji do słuchaczy
- Dział/ Uczelnia WSB
- Dane kontaktowe
IV. Zestawienie dobrych praktyk planowanych do wdrożenia
Legenda:
| @#dde6f7: | Obszar wymagany |
| Obszar zalecany do wypełnienia w przypadku posiadania odpowiednich danych i informacji |
1. Wrocław
1.1. Autoresponder
| Element opisu | Opis | ||
|---|---|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:1.1. Autoresponder | ||
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Automatyczne powiadamianie o nieobecności pracownika, do którego wysłano e-maila. Podczas nieobecności pracownika w biurze na skrzynce mailowej (Outlook) ustawia się autoodpowiedź informującą nadawcę o statusie adresata, czyli że otrzyma odpowiedź, kiedy odbiorca maila wróci do pracy. |
||
| @#dde6f7:Planowany efekt wdrożenia działania | @#dde6f7:Osoba wysyłająca maila jest informowana, kiedy może spodziewać się odpowiedzi. Brak zbędnych pytań, dodatkowych telefonów. |
||
| @#dde6f7:Status innowacji | @#dde6f7:Planowane do wdrożenia | @#dde6f7:Zatwierdzone do wdrożenia | @#dde6f7:Rozpoczęto wdrożenie |
| @#dde6f7: | @#dde6f7: | @#dde6f7:X | |
| Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazność, zakres i przejrzystość udzielanych informacji. | ||
| Powiązanie z miernikami | |||
| Termin wdrożenia działania lub planowany termin wdrożenia działania | Wrzesień 2013 r. | ||
| Koszty wdrożenia lub planowany/ szacunkowy koszty wdrożenia | Brak informacji | ||
| Koszty bieżące działania lub przewidywane/ szacunkowe koszty bieżące działania | Brak informacji | ||
| Sposób komunikacji do studentów | Mailowo. | ||
| Zdiagnozowane ryzyka wdrożenia | Brak informacji. | ||
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | @#dde6f7:Dziekanat I stopnia, Dziekanat II stopnia. | ||
| @#dde6f7:Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wdrożenie lub pomysłodawcy | @#dde6f7:Magdalena Boślak magdalena.boslak@wsb.wroclaw.pl Aleksandra Stadnik aleksandra.stadnik@wsb.wroclaw.pl Ewa Fedków ewa.fedkow@wsb.wroclaw.pl |
||
1.2. Wykaz wykładowców odpowiedzialnych za różnice programowe
| Element opisu | Opis | ||
|---|---|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:1.2. Wykaz wykładowców odpowiedzialnych za różnice programowe | ||
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Wykaz wykładowców odpowiedzialnych za indywidualne realizacje różnic programowych oraz przedmiotów powtarzanych. Stworzenie dla wszystkich studentów wykazu wykładowców odpowiedzialnych za indywidualne realizacje różnic programowych oraz przedmiotów powtarzanych. Zaliczanie warunków oraz różnic programowych w trybie indywidualnym (eksternistycznym) wg wykazu wykładowców odpowiedzialnych za indywidualne realizacje różnic programowych oraz przedmiotów powtarzanych. Możliwość kontaktu z wykładowcami e-mailowo lub na konsultacjach. Jeżeli ktoś będzie wyrażał chęć powtarzania przedmiotu w trybie zwykłym (uczestniczenie w zajęciach z danego przedmiotu z niższym semestrem), będzie musiał złożyć wniosek do Dziekana o przypisanie do odpowiedniej grupy. |
||
| @#dde6f7:Planowany efekt wdrożenia działania | @#dde6f7:Zwiększa przejrzystość w zakresie zaliczania PP oraz RP. Jednolite zasady dla wszystkich studentów. Brak konieczności uczestniczenia w zajęciach, możliwość kontaktu z wykładowcami e-mailowo lub na konsultacjach. |
||
| @#dde6f7:Status innowacji | @#dde6f7:Planowane do wdrożenia | @#dde6f7:Zatwierdzone do wdrożenia | @#dde6f7:Rozpoczęto wdrożenie |
| @#dde6f7: | @#dde6f7: | @#dde6f7:X | |
| Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta | ||
| Powiązanie z miernikami | |||
| Termin wdrożenia działania lub planowany termin wdrożenia działania | Październik 2012 r. | ||
| Koszty wdrożenia lub planowany/ szacunkowy koszty wdrożenia | Brak informacji | ||
| Koszty bieżące działania lub przewidywane/ szacunkowe koszty bieżące działania | Brak informacji | ||
| Sposób komunikacji do studentów | Wysłany komunikat do studentów. Opublikowany na stronie Extranetu wykaz wykładowców odpowiedzialnych za prowadzenie PP i RP. Bezpośrednia informacja. |
||
| Zdiagnozowane ryzyka wdrożenia | Brak kontaktu z wykładowca | ||
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | @#dde6f7:Dziekanat I stopnia | ||
| @#dde6f7:Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wdrożenie lub pomysłodawcy | @#dde6f7:Magdalena Boślak magdalena.boslak@wsb.wroclaw.pl | ||
1.3. Samodzielność dziekanatu
| Element opisu | Opis | ||
|---|---|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:1.3. Samodzielność dziekanatu | ||
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Stworzenie listy spraw poszerzających uprawnienia dziekanatu. Wystawione zaświadczenia nie czekają na podpis Dziekana, są podpisywane przez osobę wystawiającą. Podania w określonych sprawach są rozpatrywane przez pracowników dziekanatu – nie czekają na rozpatrzenie ich przez Dziekanów. Zwiększenie uprawnień pracowników dziekanatu w podejmowaniu decyzji należących do tej pory do dziekana np. zmiana promotora/grupy, przedłużenia. |
||
| @#dde6f7:Planowany efekt wdrożenia działania | @#dde6f7:Skrócenie czasu oczekiwania na zaświadczenia, decyzje | ||
| @#dde6f7:Status innowacji | @#dde6f7:Planowane do wdrożenia | @#dde6f7:Zatwierdzone do wdrożenia | @#dde6f7:Rozpoczęto wdrożenie |
| @#dde6f7:X | @#dde6f7: | @#dde6f7: | |
| Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi, przyjazne podejście do studenta | ||
| Powiązanie z miernikami | |||
| Termin wdrożenia działania lub planowany termin wdrożenia działania | Wrzesień 2012 r. | ||
| Koszty wdrożenia lub planowany/ szacunkowy koszty wdrożenia | Koszt wyrobienia pieczątek dla 14 osób. | ||
| Koszty bieżące działania lub przewidywane/ szacunkowe koszty bieżące działania | Brak informacji | ||
| Sposób komunikacji do studentów | Osobisty | ||
| Zdiagnozowane ryzyka wdrożenia | Brak informacji | ||
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | @#dde6f7:Dziekanat I stopnia, Dziekanat II stopnia | ||
| @#dde6f7:Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wdrożenie lub pomysłodawcy | @#dde6f7:Magdalena Boślak magdalena.boslak@wsb.wroclaw.pl Aleksandra Stadnik aleksandra.stadnik@wsb.wroclaw.pl Ewa Fedków ewa.fedkow@wsb.wroclaw.pl |
||
1.4. Ulotka dla 3 roku o obronach
| Element opisu | Opis | ||
|---|---|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:1.4. Ulotka dla 3 roku o obronach | ||
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Stworzenie ulotki o obronach. Przejrzystość informacji dotyczących obron dla poszczególnych kierunków. Wiadomości dotyczące terminów składania prac, terminy obron, opłat związanych z obroną | ||
| @#dde6f7:Planowany efekt wdrożenia działania | @#dde6f7:Lepszy przepływ informacji | ||
| @#dde6f7:Status innowacji | @#dde6f7:Planowane do wdrożenia | @#dde6f7:Zatwierdzone do wdrożenia | @#dde6f7:Rozpoczęto wdrożenie |
| @#dde6f7: | @#dde6f7: | @#dde6f7:X | |
| Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta, zakres i przejrzystość udzielanych informacji | ||
| Powiązanie z miernikami | Wskaźnik liczby obron | ||
| Termin wdrożenia działania lub planowany termin wdrożenia działania | Marzec 2014 r. | ||
| Koszty wdrożenia lub planowany/ szacunkowy koszty wdrożenia | Druk ulotki | ||
| Koszty bieżące działania lub przewidywane/ szacunkowe koszty bieżące działania | Brak informacji | ||
| Sposób komunikacji do studentów | Ulotki rozprowadzane wśród studentów na zajęciach oraz bezpośrednio w Dziekanacie | ||
| Zdiagnozowane ryzyka wdrożenia | Brak | ||
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | @#dde6f7:Dziekanat studiów I stopnia | ||
| @#dde6f7:Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wdrożenie lub pomysłodawcy | @#dde6f7:Magdalena Boślak magdalena.boslak@wsb.wroclaw.pl | ||
2. Gdynia/ Gdańsk
2.1. Stypendia
| Element opisu | Opis | ||
|---|---|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:2.1. Stypendia | ||
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Wyodrębnienie w strukturze dziekanatu specjalistów zajmujących się wyłącznie stypendiami. Skupienie stypendiów obu wydziałów w jednym miejscu (wspólna dotacja). |
||
| @#dde6f7:Planowany efekt wdrożenia działania | @#dde6f7:Profesjonalne dyżury stypendialne w Gdyni (do tej pory zajmowali się tym pracownicy dziekanatu), szybsza weryfikacja wniosków i kompleksowa obsługa studentów. | ||
| @#dde6f7:Status innowacji | @#dde6f7:Planowane do wdrożenia | @#dde6f7:Zatwierdzone do wdrożenia | @#dde6f7:Rozpoczęto wdrożenie |
| @#dde6f7: | @#dde6f7:X | @#dde6f7: | |
| Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazność, rzetelność i przejrzystość udzielanych informacji, szybkość obsługi. W przypadku Gdyni wzbudzenie świadomości wśród studentów, że stypendia nie są obsługiwane przez dziekanat tylko przez specjalistę w danej dziedzinie. | ||
| Powiązanie z miernikami | Po wprowadzeniu planowanej zmiany można zastanowić się nad przeprowadzeniem ankiety wśród studentów. | ||
| Termin wdrożenia działania lub planowany termin wdrożenia działania | Czerwiec 2014 r. | ||
| Koszty wdrożenia lub planowany/ szacunkowy koszty wdrożenia | Koszt dodatkowego etatu | ||
| Koszty bieżące działania lub przewidywane/ szacunkowe koszty bieżące działania | Wynagrodzenie pracownika | ||
| Sposób komunikacji do studentów | Brak | ||
| Zdiagnozowane ryzyka wdrożenia | Brak | ||
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | @#dde6f7:Dziekanat Gdańsk/Gdynia | ||
| @#dde6f7:Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wdrożenie lub pomysłodawcy | @#dde6f7:aborys@wsb.gda.pl, abartosz@wsb.gda.pl | ||
2.2. Zlikwidowanie konieczności podpisywania każdej oceny w protokole elektronicznym
| Element opisu | Opis | ||
|---|---|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:2.2. Zlikwidowanie konieczności podpisywania każdej oceny w protokole elektronicznym. Jeden podpis pod protokołem | ||
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Redukcja liczby składanych podpisów, korzyść dla wykładowców. (przeniesione z Innowacji) | ||
| @#dde6f7:Planowany efekt wdrożenia działania | @#dde6f7:Brak | ||
| @#dde6f7:Status innowacji | @#dde6f7:Planowane do wdrożenia | @#dde6f7:Zatwierdzone do wdrożenia | @#dde6f7:Rozpoczęto wdrożenie |
| @#dde6f7:X | @#dde6f7: | @#dde6f7: | |
| Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazność | ||
| Powiązanie z miernikami | |||
| Termin wdrożenia działania lub planowany termin wdrożenia działania | Rok akademicki 2015/2016 | ||
| Koszty wdrożenia lub planowany/ szacunkowy koszty wdrożenia | |||
| Koszty bieżące działania lub przewidywane/ szacunkowe koszty bieżące działania | |||
| Sposób komunikacji do studentów | |||
| Zdiagnozowane ryzyka wdrożenia | |||
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | @#dde6f7: | ||
| @#dde6f7:Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wdrożenie lub pomysłodawcy | @#dde6f7:aborys@wsb.gda.pl abartosz@wsb.gda.pl |
||
3. Chorzów
3.1. Poszerzenie katalogu podań, które mogą być składane w formie elektronicznej
| Element opisu | Opis | ||
|---|---|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:3.1. Poszerzenie katalogu podań, które mogą być składane w formie elektronicznej | ||
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7: | ||
| @#dde6f7:Planowany efekt wdrożenia działania | @#dde6f7:Redukcja kolejek w dziekanacie, satysfakcja studenta | ||
| @#dde6f7:Status innowacji | @#dde6f7:Planowane do wdrożenia | @#dde6f7:Zatwierdzone do wdrożenia | @#dde6f7:Rozpoczęto wdrożenie |
| @#dde6f7: | @#dde6f7: | @#dde6f7: | |
| Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi, przyjazne podejście | ||
| Powiązanie z miernikami | Liczba podań według rodzaju | ||
| Termin wdrożenia działania lub planowany termin wdrożenia działania | 2015/2016 | ||
| Koszty wdrożenia lub planowany/ szacunkowy koszty wdrożenia | |||
| Koszty bieżące działania lub przewidywane/ szacunkowe koszty bieżące działania | |||
| Sposób komunikacji do studentów | |||
| Zdiagnozowane ryzyka wdrożenia | |||
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | @#dde6f7: | ||
| @#dde6f7:Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wdrożenie lub pomysłodawcy | @#dde6f7:Erika Pieknik erika.pieknik@chorzow.wsb.pl 32 34 98 502 |
||
3.2. Charakterystyka specjalności udostępniona w Extranecie 2 tygodnie przed zapisami
| Element opisu | Opis | ||
|---|---|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:4.2. Charakterystyka specjalności udostępniona w Extranecie 2 tygodnie przed zapisami | ||
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:W stosownym czasie jest tworzony katalog specjalności na dany rok akademicki z podziałem na stopień studiów, kierunek. Taki katalog umieszczamy w Extranecie na 2 tyg przed planowanymi zapisami na specjalności, aby student mógł się z nim zapoznać i przemyśleć swój wybór. | ||
| @#dde6f7:Planowany efekt wdrożenia działania | @#dde6f7:Student ma łatwy dostęp z dowolnego miejsca do charakterystyk i świadomie może przygotować się do wyboru specjalności. | ||
| @#dde6f7:Status innowacji | @#dde6f7:Planowane do wdrożenia | @#dde6f7:Zatwierdzone do wdrożenia | @#dde6f7:Rozpoczęto wdrożenie |
| @#dde6f7: | @#dde6f7: | @#dde6f7:X | |
| Powiązanie z badaniami BAM | Zakres i przejrzystość udzielanych informacji, szybkość obsługi | ||
| Powiązanie z miernikami | Efekty w wynikach BAM. Procent dostępnych procedur w Extranecie | ||
| Termin wdrożenia działania lub planowany termin wdrożenia działania | 2013/2014 | ||
| Koszty wdrożenia lub planowany/ szacunkowy koszty wdrożenia | Brak | ||
| Koszty bieżące działania lub przewidywane/ szacunkowe koszty bieżące działania | Brak | ||
| Sposób komunikacji do studentów | Extranet, dziekanat front office | ||
| Zdiagnozowane ryzyka wdrożenia | Brak | ||
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | @#dde6f7:Dziekanat | ||
| @#dde6f7:Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wdrożenie lub pomysłodawcy | @#dde6f7:Erika Pieknik erika.pieknik@chorzow.wsb.pl 32 34 98 502 |
||
3.3. Częściowe przyjmowanie wybranych podań drogą mailową
| Element opisu | Opis | ||
|---|---|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:4.3. Częściowe przyjmowanie wybranych podań drogą mailową | ||
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Student wysyła skan swojego podania na adres mailowy. Jest zobowiązany do dostarczenia oryginału w dogodnym dla niego terminie. Decyzja nie jest uzależniona od dostarczenia oryginału. | ||
| @#dde6f7:Planowany efekt wdrożenia działania | @#dde6f7:Redukcja kolejek do dziekanatu | ||
| @#dde6f7:Status innowacji | @#dde6f7:Planowane do wdrożenia | @#dde6f7:Zatwierdzone do wdrożenia | @#dde6f7:Rozpoczęto wdrożenie |
| @#dde6f7: | @#dde6f7: | @#dde6f7:X | |
| Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta, szybkość obsługi | ||
| Powiązanie z miernikami | Efekty w wynikach BAM. Miernik liczba podań wg rodzaju | ||
| Termin wdrożenia działania lub planowany termin wdrożenia działania | 2013/2014 | ||
| Koszty wdrożenia lub planowany/ szacunkowy koszty wdrożenia | Brak | ||
| Koszty bieżące działania lub przewidywane/ szacunkowe koszty bieżące działania | Brak | ||
| Sposób komunikacji do studentów | Extranet, dziekanat front office, telefonicznie | ||
| Zdiagnozowane ryzyka wdrożenia | Student nie złoży oryginału podania | ||
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | @#dde6f7:Dziekanat | ||
| @#dde6f7:Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wdrożenie lub pomysłodawcy | @#dde6f7:Erika Pieknik erika.pieknik@chorzow.wsb.pl 32 34 98 502 |
||
3.4. Obsługa Dziekanatu ad hoc – standard w zakresie rozładowania kolejek
| Element opisu | Opis | ||
|---|---|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:4.4. Obsługa Dziekanatu ad hoc – standard w zakresie rozładowania kolejek | ||
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Ściąganie z back office’u osoby/osób do obsługi, gdy w kolejce czeka więcej niż 4 osoby | ||
| @#dde6f7:Planowany efekt wdrożenia działania | @#dde6f7:Szybkie rozładowanie kolejki | ||
| @#dde6f7:Status innowacji | @#dde6f7:Planowane do wdrożenia | @#dde6f7:Zatwierdzone do wdrożenia | @#dde6f7:Rozpoczęto wdrożenie |
| @#dde6f7: | @#dde6f7: | @#dde6f7:X | |
| Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta, szybkość obsługi | ||
| Powiązanie z miernikami | Efekty w wynikach BAM. | ||
| Termin wdrożenia działania lub planowany termin wdrożenia działania | 2013/2014 | ||
| Koszty wdrożenia lub planowany/ szacunkowy koszty wdrożenia | Brak | ||
| Koszty bieżące działania lub przewidywane/ szacunkowe koszty bieżące działania | Brak | ||
| Sposób komunikacji do studentów | Brak | ||
| Zdiagnozowane ryzyka wdrożenia | Nie zawsze są osoby na back offisie, które mogą dołączy do obsługi (dni wolne po zjeździe, obsługa wykładowców itp.). | ||
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | @#dde6f7:Dziekanat | ||
| @#dde6f7:Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wdrożenie lub pomysłodawcy | @#dde6f7:Erika Pieknik erika.pieknik@chorzow.wsb.pl 32 34 98 502 |
||
4. Opole
4.1. Elektroniczna obiegówka
| Element opisu | Opis | ||
|---|---|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:4.1. Elektroniczna obiegówka | ||
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Chcemy wdrożyć elektroniczną obiegówkę, która będzie przyjazna dla studentów. | ||
| @#dde6f7:Planowany efekt wdrożenia działania | @#dde6f7:Student nie będzie musiał specjalnie przyjeżdżać, aby rozliczyć obiegówkę. Będzie mógł to zrobić z domu. | ||
| @#dde6f7:Status innowacji | @#dde6f7:Planowane do wdrożenia | @#dde6f7:Zatwierdzone do wdrożenia | @#dde6f7:Rozpoczęto wdrożenie |
| @#dde6f7:X | @#dde6f7: | @#dde6f7: | |
| Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi | ||
| Powiązanie z miernikami | |||
| Termin wdrożenia działania lub planowany termin wdrożenia działania | Maj/czerwiec 2014 r. | ||
| Koszty wdrożenia lub planowany/ szacunkowy koszty wdrożenia | Brak | ||
| Koszty bieżące działania lub przewidywane/ szacunkowe koszty bieżące działania | Brak | ||
| Sposób komunikacji do studentów | Poprzez Extranet | ||
| Zdiagnozowane ryzyka wdrożenia | |||
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | @#dde6f7:Dziekanat, DOFS, biblioteka | ||
| @#dde6f7:Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wdrożenie lub pomysłodawcy | @#dde6f7:roman.maksymiuk@wsb.wroclaw.pl | ||
4.2. Współpraca z menedżerami kierunków
| Element opisu | Opis | ||
|---|---|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:4.2. Współpraca z menedżerami kierunków | ||
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Współpraca w zakresie organizowania i określania różnic programowych oraz zmian w programach. Opieka nad studentami danego kierunku. |
||
| @#dde6f7:Planowany efekt wdrożenia działania | @#dde6f7:Dokładne i kompetentne wyznaczanie różnic programowych. Możliwość zastępowania przedmiotów. |
||
| @#dde6f7:Status innowacji | @#dde6f7:Planowane do wdrożenia | @#dde6f7:Zatwierdzone do wdrożenia | @#dde6f7:Rozpoczęto wdrożenie |
| @#dde6f7:X | @#dde6f7: | @#dde6f7: | |
| Powiązanie z badaniami BAM | Zakres i przejrzystość udzielanych informacji. | ||
| Powiązanie z miernikami | |||
| Termin wdrożenia działania lub planowany termin wdrożenia działania | Październik 2014 r. | ||
| Koszty wdrożenia lub planowany/ szacunkowy koszty wdrożenia | Brak | ||
| Koszty bieżące działania lub przewidywane/ szacunkowe koszty bieżące działania | Brak | ||
| Sposób komunikacji do studentów | |||
| Zdiagnozowane ryzyka wdrożenia | |||
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | @#dde6f7:Wydział Ekonomiczny w Opolu | ||
| @#dde6f7:Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wdrożenie lub pomysłodawcy | @#dde6f7:katarzyna.mizera@wsb.wroclaw.pl malgorzata.maksymiuk@wsb.wroclaw.pl |
||
5. Bydgoszcz/ Toruń
5.1. Zapisy na dyżur do dziekana
| Element opisu | Opis | ||
|---|---|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:5.1. Zapisy na dyżur do dziekana | ||
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Student za pośrednictwem Extranetu może zapisać się na dyżur, wie, który jest w kolejce i o której godzinie ma się pojawić, żeby za długo nie czekać. Wdrożono 1 kwietnia i studenci już się w ten sposób zapisują. Jest dostępna instrukcja dla studenta w tym zakresie. |
||
| @#dde6f7:Planowany efekt wdrożenia działania | @#dde6f7:Student nie stoi w kolejce. Wie, że został zapisany i że zostanie przyjęty przez dziekana. Nie musi się obawiać, że zbyt duża liczba osób zainteresowanych spowoduje, że nie załatwi swojej sprawy w trakcie danego dyżuru | ||
| @#dde6f7:Status innowacji | @#dde6f7:Planowane do wdrożenia | @#dde6f7:Zatwierdzone do wdrożenia | @#dde6f7:Rozpoczęto wdrożenie |
| @#dde6f7: | @#dde6f7: | @#dde6f7:X | |
| Powiązanie z badaniami BAM | |||
| Powiązanie z miernikami | |||
| Termin wdrożenia działania lub planowany termin wdrożenia działania | 1 kwietnia 2014 r. | ||
| Koszty wdrożenia lub planowany/ szacunkowy koszty wdrożenia | Czas studenta | ||
| Koszty bieżące działania lub przewidywane/ szacunkowe koszty bieżące działania | Brak | ||
| Sposób komunikacji do studentów | W Extranecie w postaci komunikatu oraz instrukcji dostępnej w tym zakresie; informacji na FB | ||
| Zdiagnozowane ryzyka wdrożenia | |||
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | @#dde6f7:Dziekanat | ||
| @#dde6f7:Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wdrożenie lub pomysłodawcy | @#dde6f7:Osoba, która realizowała zadanie już nie pracuje. Postaram się udzielić informacji Anna.stojak@wsb.bydgoszcz.pl | ||
5.2. Pełna informacja o przebiegu toku studiów absolwenta, osoby skreślonej – druk
| Element opisu | Opis | ||
|---|---|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:5.2. Pełna informacja o przebiegu toku studiów absolwenta, osoby skreślonej – druk | ||
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Stworzono wzór dokumentu, który zawiera wszystkie niezbędne informacje na temat toku studiów absolwenta czy też osoby skreślonej. Do tej pory wszystko musiałyśmy uzupełniać ręcznie, tworząc załączniki do zaświadczeń. Obecnie wszystkie istotne informacje są zaciągane z bazy KS do stworzonego szablonu. | ||
| @#dde6f7:Planowany efekt wdrożenia działania | @#dde6f7:Absolwent czy też osoba skreślona, a nawet student otrzymuje jeden dokument, w którym są wszystkie niezbędne informacje dotyczące przebiegu studiów, otrzymywanych stypendiów, roku, semestru, stopnia; zrealizowanych przedmiotów. W dokumencie są tylko informacje, które powinny być udostępnione. Do tej pory z sytemu wychodziło zbyt wiele zbędnych danych, które musiałyśmy usuwać, bo nie były potrzebne. | ||
| @#dde6f7:Status innowacji | @#dde6f7:Planowane do wdrożenia | @#dde6f7:Zatwierdzone do wdrożenia | @#dde6f7:Rozpoczęto wdrożenie |
| @#dde6f7: | @#dde6f7: | @#dde6f7:X | |
| Powiązanie z badaniami BAM | |||
| Powiązanie z miernikami | |||
| Termin wdrożenia działania lub planowany termin wdrożenia działania | Wdrożone | ||
| Koszty wdrożenia lub planowany/ szacunkowy koszty wdrożenia | Czas pracy pracownika nad wzorem szablonu oraz czas pracy informatyka, żeby wprowadzić dane z szablonu do systemu | ||
| Koszty bieżące działania lub przewidywane/ szacunkowe koszty bieżące działania | Brak | ||
| Sposób komunikacji do studentów | Nie komunikowałyśmy | ||
| Zdiagnozowane ryzyka wdrożenia | Brak słabych stron | ||
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | @#dde6f7:Dziekanat | ||
| @#dde6f7:Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wdrożenie lub pomysłodawcy | @#dde6f7:anna.stojak@wsb.bydgoscz.pl | ||
6. Poznań
6.1. Kalendarium studenta i kalendarium stypendiów w kalendarzu studenta w Extranecie
| Element opisu | Opis | ||
|---|---|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:6.1. Kalendarium studenta i kalendarium stypendiów w kalendarzu studenta w Extranecie | ||
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Umieszczenie terminów z kalendarium studenta i kalendarium stypendiów w kalendarzu w Extranecie. | ||
| @#dde6f7:Planowany efekt wdrożenia działania | @#dde6f7:Oszczędność czasu studenta. | ||
| @#dde6f7:Status innowacji | @#dde6f7:Planowane do wdrożenia | @#dde6f7:Zatwierdzone do wdrożenia | @#dde6f7:Rozpoczęto wdrożenie |
| @#dde6f7:X | @#dde6f7: | @#dde6f7: | |
| Powiązanie z badaniami BAM | Zakres i przejrzystość udzielanych informacji. Przyjazne podejście do studenta | ||
| Powiązanie z miernikami | Brak powiązań | ||
| Termin wdrożenia działania lub planowany termin wdrożenia działania | 1 października 2014 r. | ||
| Koszty wdrożenia lub planowany/ szacunkowy koszty wdrożenia | |||
| Koszty bieżące działania lub przewidywane/ szacunkowe koszty bieżące działania | |||
| Sposób komunikacji do studentów | Extranet | ||
| Zdiagnozowane ryzyka wdrożenia | |||
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | @#dde6f7:Dziekanat | ||
| @#dde6f7:Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wdrożenie lub pomysłodawcy | @#dde6f7:Katarzyna Kocik, katarzyna.kocik@wsb.poznan.pl | ||
6.2. Formularze on-line
| Element opisu | Opis | ||
|---|---|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:6.2. Formularze on-line | ||
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Możliwość składania podań za pomocą formularzy zamieszczonych w Extranecie (dotyczy spraw poza KPA). | ||
| @#dde6f7:Planowany efekt wdrożenia działania | @#dde6f7:Brak konieczności przyjścia do Dziekanatu, oczekiwania w kolejce. Oszczędność czasu studenta. | ||
| @#dde6f7:Status innowacji | @#dde6f7:Planowane do wdrożenia | @#dde6f7:Zatwierdzone do wdrożenia | @#dde6f7:Rozpoczęto wdrożenie |
| @#dde6f7: | @#dde6f7:X | @#dde6f7: | |
| Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi. Przyjazne podejście do studenta. Możliwość załatwiania spraw drogą elektroniczną | ||
| Powiązanie z miernikami | Miernik retencji | ||
| Termin wdrożenia działania lub planowany termin wdrożenia działania | |||
| Koszty wdrożenia lub planowany/ szacunkowy koszty wdrożenia | |||
| Koszty bieżące działania lub przewidywane/ szacunkowe koszty bieżące działania | |||
| Sposób komunikacji do studentów | |||
| Zdiagnozowane ryzyka wdrożenia | |||
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | @#dde6f7:Dziekanat | ||
| @#dde6f7:Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wdrożenie lub pomysłodawcy | @#dde6f7:Magdalena Szyszko, Prodziekan magdalena.szyszko@wsb.poznan.pl |
||
6.3. „ABC studenta”
Zgłoszenie nowej dobrej praktyki planowanej do wdrożenia
Aby zgłosić nową dobrą praktykę planowaną do wdrożenia należy skopiować poniższy tekst do okienka wiadomości i uzupełnić go:
- Element opisu
- Nazwa działania
- Opis działania
- Planowany efekt wdrożenia działania
- Status innowacji (Planowane do wdrożenia/Zatwierdzone do wdrożenia/Rozpoczęto wdrożenie)
- Powiązanie z badaniami BAM
- Powiązanie z miernikami
- Termin wdrożenia działania lub planowany termin wdrożenia działania
- Koszty wdrożenia lub planowany/ szacunkowy koszty wdrożenia
- Koszty bieżące działania lub przewidywane/ szacunkowe koszty bieżące działania
- Sposób komunikacji do słuchaczy
- Zdiagnozowane ryzyka wdrożenia
- Dział/ Uczelnia WSB
- Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wdrożenie lub pomysłodawcy
V. Zestawienie propozycji działań innowacyjnych
Legenda:
| @#dde6f7: | Obszar wymagany |
| Obszar zalecany do wypełnienia w przypadku posiadania odpowiednich danych i informacji |
1. Wrocław
1.1. Nowe funkcjonalności w KS-ie
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:1.1. Nowe funkcjonalności w KS-ie |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Nowe funkcje/dokumenty w KS-ie. Drukowanie decyzji bezpośrednio z KS-a. Zaświadczenia powinny być rejestrowane w KS-ie. Wydruk suplementu bezpośrednio z programu KS. |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Przyspieszenie wystawiania decyzji, usprawnienie pracy dziekanatu. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Dziekanat I stopnia, Dziekanat II stopnia |
1.2. Jedna osoba przy okienku
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:1.2. Jedna osoba przy okienku |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Obsługa 1 osoby przy okienku w celu zapewnienia prywatności. Wykorzystanie systemu kolejowego dla poprawy komfortu studentów. Szanowanie prywatności studenta i zachowanie poufności dotyczącej spraw, jakie załatwia. Możliwość zapewnienia poufności poprzez wdrożenie systemu z numerkami, pobieranymi przez studentów, przygotowanie wygodnej poczekalni przed dziekanatami i wprowadzenie tablic informacyjnych o obsługiwanych numerach |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Ułatwienie kontaktu student - Dziekanat, usprawnienie pracy dziekanatu, zapewnienie maksimum prywatności i zagwarantowanie odpowiedniej ilości czasu na obsługę, poprawa komfortu oczekiwania na obsługę. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi, zakres i przejrzystość udzielanych informacji, przyjazne podejście do studenta |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | - |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Dziekanat I stopnia, Dziekanat II stopnia |
1.3. Adres e-maila dla studenta w domenie WSB
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:1.3. Adres e-maila dla studenta w domenie WSB |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Firmowe e-maile dla studentów. Przypisanie studentowi e-maila w domenie WSB. |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Ułatwienie kontaktu student - Dziekanat, usprawnienie pracy dziekanatu, możliwość samodzielnego generowania przez studentów w Extranecie zaświadczeń potwierdzających naukę, identyfikowalność studenta. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi, zakres i przejrzystość udzielanych informacji, przyjazne podejście do studenta |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | Wskaźnik liczby maili |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Dziekanat I stopnia, Dziekanat II stopnia |
1.4. ABC dziekanatu, ulotki tematyczne
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:1.4. ABC dziekanatu, ulotki tematyczne |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Ulotki informujące o pracy dziekanatu i wyodrębnionych procesów, istotnych z punktu widzenia studenta. Student I roku otrzymuje „ABC Dziekanatu” (kalendarz, książeczka), w którym znajdują się informacje dotyczące uczelni, dane kontaktowe do wszystkich działów, godziny otwarcia dziekanatu, lokalizacja budynków, w których odbywają się zajęcia, kalendarz oraz miejsce na własne notatki. Opracowanie ulotek dotyczących np. warunkowego zaliczenia semestru, stypendium naukowego, realizacji różnic programowych i warunków. |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Ułatwienie studentom kontaktu z konkretnymi działami, przejrzystość informacji, zmniejszona liczba telefonów i maili od studentów. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Zakres i przejrzystość udzielanych informacji, przyjazne podejście do studenta |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7: |
1.5. System do wysyłania SMS-ów do studentów
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:1.5. System do wysyłania SMS-ów do studentów |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Ułatwienie komunikacji ze studentem, poprawa szybkości kontaktu, możliwość wysyłania SMS-ów zarówno do jednego studenta, jak i do grupy. |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Ułatwienie kontaktu student – Dziekanat, usprawnienie pracy dziekanatu, uatrakcyjnienie i poprawa szybkości. Możliwość wykorzystania systemu również przez inne działy. Szybkie informowanie o zmianach. Przypominacz o nadchodzących terminach. Idealne rozwiązanie w sytuacji powiazania z KS-em bądź GZ-etem i wysyłanie informacji automatycznie. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi, zakres i przejrzystość udzielanych informacji, przyjazne podejście do studenta |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Dziekanat II stopnia |
2. Gdańsk/ Gdynia
2.1. Zaświadczenie
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:2.1. Zaświadczenie |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Student bez potrzeby przychodzenia do dziekanatu ma możliwość pobrania z Extranetu i wydrukowania zaświadczenia potwierdzającego swój status. |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Student nie musi przychodzić do dziekanatu po zaświadczenie. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazność. |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:aborys@wsb.gda.pl abartosz@wsb.gda.pl |
2.2. Urządzenie do samodzielnego przedłużania terminu ważności legitymacji
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:2.2. Urządzenie do samodzielnego przedłużania terminu ważności legitymacji |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Automat, w którym student sam przedłuży termin ważności legitymacji. |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Student nie musi przychodzić do dziekanatu. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazność. |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:aborys@wsb.gda.pl abartosz@wsb.gda.pl |
2.3. Składanie podań i wniosków przez Extranet
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:2.3. Składanie podań i wniosków przez Extranet |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Umożliwienie studentowi złożenia podania drogą elektroniczną (ze swojego konta w Extranecie). |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Student nie musi przychodzić do dziekanatu. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazność. |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:aborys@wsb.gda.pl abartosz@wsb.gda.pl |
2.4. Szkolenia dla studentów z wypełniania wniosków stypendialnych (np. w formie wykładowej)
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:2.4. Szkolenia dla studentów z wypełniania wniosków stypendialnych (np. w formie wykładowej) |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Organizowane dwa razy w roku przed okresem składania wniosków spotkania ze studentami dotyczące wypełniania wniosków stypendialnych, załączników. |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Samodzielność studenta w wypełnianiu wniosków, skrócenie procesu weryfikacji wniosków (bez konieczności dostarczania brakujących dokumentów). |
| Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazność. |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:klewandowska@wsb.gda.pl |
2.5. Lobbing samorządu studentów WSB
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:2.5. Lobbing samorządu studentów WSB Lobbing na Samorząd RP w celu zmiany definicji rodziny do stypendiów w ustawie PSW. |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Zmiana definicji rodziny ułatwiająca dostępność stypendiów. |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Większa dostępność stypendiów. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazność. |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:klewandowska@wsb.gda.pl |
2.6. Legitymacja studencka jako karta miejska
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:2.6. Legitymacja studencka jako karta miejska Możliwość doładowania biletu komunikacji miejskiej na legitymacji. |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Brak informacji |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Większa funkcjonalność legitymacji – wygoda |
| Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazność |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:aborys@wsb.gda.pl abartosz@wsb.gda.pl |
3. Bydgoszcz/ Toruń
3.1. E-dokument
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:3.1. E-dokument |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Możliwość wysyłania podań przez studentów za pośrednictwem Extranetu; wydruk podania z nr. albumu studenta; podanie w Extranecie po wypełnieniu przez studenta zostaje przypisane do niego i w dziekanacie wiemy, kto je wysłał. Szersze działanie – to elektroniczny obieg dokumentów, które wpływają do nas za pośrednictwem Extranetu; takie podanie automatycznie jest rejestrowane przez system; pracownik nadaje uprawnienia osobie podejmującej decyzje – udostępnia dokument; na tej podstawie decydent wydaje decyzję. Decyzja zawierająca elektroniczny podpis. Wydruk tylko tych, które muszą zostać zarchiwizowane na 50 lat, a pozostałe zostają w systemie. Podania, które wpłyną w wersji papierowej, można zeskanować i nadać uprawnienia decydentowi w celu podjęcia decyzji. W systemie podgląd wniosków i decyzji – przypisanych do studenta; szybko sprawdzamy historię i nie szukamy w wersji papierowej. Muszą zostać podjęte decyzje o elektronicznym obiegu dokumentów; musi wejść podpis elektroniczny decydentów; zmiana w instrukcji archiwizacyjnej, kancelaryjnej, regulaminie studiów; weryfikacja pod kątem ochrony danych osobowych |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Student nie drukuje, wszystko wysyła przez Extranet; nie odbiera papierowych decyzji; widzi treść decyzji w Extranecie |
| Powiązanie z badaniami BAM | Poprawa funkcjonowania działu; nowoczesność |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | Liczba podań składanych w sposób tradycyjny w stosunku do liczby podań składanych elektronicznie |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Anna Stojak |
3.2. Nowe oprogramowanie i bazy lub modyfikacja funkcjonalności obecnych
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:3.2. Nowe oprogramowanie i bazy lub modyfikacja funkcjonalności obecnych |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Dostosowanie baz do potrzeb pracowników, ich pracy, danych, które są w systemie, a nie można ich zrzucić, żeby zrobić szybką statystykę, itp. Trzeba prowadzić na różne potrzeby rejestry w Excelu itd. Nieudolny CRM. Zmiana funkcjonalności systemów, na których pracujemy. Udoskonalenie ich na potrzeby pracy działu. Dzięki temu poprawi się praca w dziale, szybkość obsługi; systemy pozwolą nam na szybkie pozyskanie informacji. |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Pracownik będzie mógł poświęcić czas na inne zadania; student szybciej uzyska informacje |
| Powiązanie z badaniami BAM | |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Anna Stojak z udziałem dziekanatu |
4. TEB Akademia
4.1. „Jedno okienko”
4.2. Automaty kolejkowe
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:4.2. Automaty kolejkowe |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Wprowadzenie do wybranych działów automatów kolejkowych. Po pobraniu klient zna czas oczekiwania oraz typ sprawy i stanowisko, do którego ma podejść. Automaty mogą funkcjonować w wybranych działach w godzinach natężonego ruchu. Brak potrzeby stania w kolejce |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Usprawnienie obsługi studentów, ograniczenie niewygody związanej z oczekiwaniem w tradycyjnej kolejce. Możliwość ewidencji załatwianych spraw w działach i efektywności pracy działów. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Czas oczekiwania w kolejce Szybkość załatwiania spraw |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Paweł Zeller, Centrum Rozwoju Szkół Wyższych TEB Akademia, p.zeller@teb-akademia.pl |
4.3. Dropbox – wrzutnia do działu, wrzutnia ogólna
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:4.3. Dropbox – wrzutnia do działu, wrzutnia ogólna |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Wprowadzenie wrzutni na dokumenty do działów lub ogólnej dla wydziału. |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Możliwość szybkiego przekazania podania lub innych dokumentów do działów. Możliwość załatwienia sprawy poza czasem pracy działów. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Czas oczekiwania w kolejce. Szybkość załatwiania spraw. |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Paweł Zeller, Centrum Rozwoju Szkół Wyższych TEB Akademia, p.zeller@teb-akademia.pl |
4.4. Możliwość samodzielnego wydruku zaświadczeń o statusie studenta
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:4.4. Możliwość samodzielnego wydruku zaświadczeń o statusie studenta |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Samodzielny wydruk zaświadczeń przez studentów z wykorzystaniem Extranetu. |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Usprawnienie i automatyzacja obsługi studentów z wykorzystaniem Extranetu. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Dogodność kontaktu z działem. Szybkość załatwiania spraw. Możliwość załatwienia sprawy droga elektroniczną |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Paweł Zeller, Centrum Rozwoju Szkół Wyższych TEB Akademia, p.zeller@teb-akademia.pl |
4.5. Szkolenie ze zmian pokoleniowych dla działów administracyjnych
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:4.5. Szkolenie ze zmian pokoleniowych dla działów administracyjnych |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Przeprowadzenie cyklu szkoleń dla pracowników w działów administracyjnych w celu uzyskania wiedzy oraz rozwój umiejętności komunikowania się z różnymi osobami pochodzącymi z różnych pokoleń (Radzenie sobie z problemem luki pokoleniowej). |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Przygotowanie pracowników do obsługi klienta z nowych pokoleń. Lepsze dostosowanie się do klienta. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta. |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Paweł Zeller, Centrum Rozwoju Szkół Wyższych TEB Akademia, p.zeller@teb-akademia.pl Piotr Lisiecki, Centrum Rozwoju Szkół Wyższych TEB Akademia, p.lisiecki @teb-akademia.pl |
4.6. Szkolenia z obsługi trudnego klienta
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:4.6. Szkolenia z obsługi trudnego klienta |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników działów administracyjnych z obsługi trudnego klienta. Przykładowy zakres: * Poznanie różnych typów trudnego klienta oraz sposobów skutecznego komunikowania się z nimi. * Uświadomienie zachowań, które mogą przyczynić się do rozgniewania klienta. * Doskonalenie umiejętności związanych z efektywnym reagowaniem na zastrzeżenia klienta * Kształcenie umiejętności z zakresu wykorzystanie skutecznych technik reagowania na zachowania trudnych klientów. * Rozwijanie umiejętności asertywnego zachowania. * Poznanie sposobów redukcji stresu. |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Pozytywny efekt wizerunkowy, umiejętność radzenia sobie z trudnymi sprawami, przyjazne podejście do klienta. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta. |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Paweł Zeller, Centrum Rozwoju Szkół Wyższych TEB Akademia, p.zeller@teb-akademia.pl Piotr Lisiecki, Centrum Rozwoju Szkół Wyższych TEB Akademia, p.lisiecki @teb-akademia.pl |
4.7. Szkolenia w zakresie przekazywania „drażliwych” komunikatów
4.8. Stworzenie ogólnych standardów obsługi klienta dla działów obsługowych wraz z obszarami specyficznymi dla poszczególnych działów
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:4.8. Stworzenie ogólnych standardów obsługi klienta dla działów obsługowych wraz z obszarami specyficznymi dla poszczególnych działów |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Działanie mające na celu stworzenie zestawu standardów obsługi klienta, które będą różnicowane w zależności od działu i jego specyfiki. Standardy powinny obejmować zasady i procedury opisujące zachowania, czynności i umiejętności, dzięki którym możemy być pewni, że obsługa klienta (osób) jest solidna, uprzejma, profesjonalna, jednym słowem ma wszystkie cechy, których oczekuje klient. |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Pozytywny efekt wizerunkowy, umiejętność radzenia sobie z trudnymi sprawami, przyjazne podejście do klienta. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Dziekanat, Obsługa finansowa, Organizacja zajęć |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Paweł Zeller, Centrum Rozwoju Szkół Wyższych TEB Akademia, p.zeller@teb-akademia.pl |
Zgłoszenie innowacji
Aby zgłosić innowację należy skopiować poniższy tekst do okienka wiadomości i uzupełnić go:
- Element opisu
- Nazwa działania
- Opis działania
- Przewidywany efekty wdrożenia działania
- Powiązanie z badaniami BAM
- Powiązanie z miernikami uzupełniającymi
- Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję
VI. Mierniki
1. Mierniki procesu na podstawie BAM
a) Lista mierników:
- Średnia ocean działu/obszaru
- Szczegółowe miary oceny działu/obszaru według BAM 2014:
- dogodność kontaktu z działem (dni i godziny pracy, telefon, mail)
- szybkość załatwiania spraw
- czas oczekiwania w kolejce
- zakres i przejrzystość udzielanych informacji
- przyjazne podejście do studenta
- jasność, przejrzystość procedur
- łatwość wypełniania formularzy, podań i wniosków
- możliwość załatwiania spraw drogą elektroniczną.
b) Termin wyliczenia mierników – 31 lipca danego roku.
2. Mierniki uzupełniające dla działu/obszaru.
a) Lista mierników:
- wskaźnik obciążenia pracownika I
- wskaźnik obciążenia pracownika II
- wskaźnik pracy działu
- wskaźnik nieuruchomienia specjalności
- wskaźnik nieuruchomienia przedmiotów do wyboru
- wskaźnik liczby obron.
b) Zakres danych do obliczenia mierników:
- struktura zatrudnienia:
- liczba osób zatrudnionych na umowę o pracę
- liczba osób zatrudnionych na umowę cywilnoprawną (zlecenia, dzieło)
- liczba etatów przeliczeniowych osób zatrudnionych na umowę cywilnoprawną (1 etat = 40 godzin)
- godziny obsługi studenta (poniedziałek – niedziela)
- wybór specjalności:
- liczba specjalności do wyboru
- liczba uruchomionych specjalności
- liczba studentów wybierających specjalność
- liczba studentów, którzy wybrali nieuruchomioną specjalność jako pierwszy wybór
- przedmioty do wyboru:
- liczba przedmiotów do wyboru
- liczba uruchomionych przedmiotów do wyboru
- liczba studentów wybierających przedmioty do wyboru
- liczba studentów, którzy wybrali nieuruchomiony przedmiot
- studenci:
- liczba obron
- liczba absolwentów
- ogólna liczba podań składanych do działu
- rodzaje podań składanych do działu (nazwy podań składanych do działu, a nie liczba według rodzaju).
3. Termin wyliczenia mierników:
- Dla semestru zimowego – 31 lipca danego roku (np. za semestr zimowy 2013/2014 mierniki obliczane są 31 lipca 2014 r.).
- Dla semestru letniego – 31 grudnia danego roku (np. za semestr letni w roku akademickim 2013/2014 mierniki obliczane są 31 grudnia 2014 r.).
- Dla roku akademickiego – 31 grudnia danego roku (np. dla roku akademickiego 2013/2014 mierniki obliczane są 31 grudnia 2014 r.).