########Rozdział Księgi Marki########
############Obsługa Finansowa - rewizja 2015############
| Termin podjęcia decyzji | ||
| Rekomendacja | Komitet ds. Marki | 15.05.2014 |
| Zatwierdzające | Rada Koordynacyjna | 16.05.2014 |
| Rewizja | Komitet ds. Marki |
| Osoba odpowiedzialna za ostateczną wersję dokumentu: | Dyrektor ds. Marki TEB Akademia |
| Grupa Projektowa | Obsługa Finansowa |
* Zgłoszenie nowej dobrej praktyki
* Zgłoszenie nowej dobrej praktyki planowanej do wdrożenia
III. Zestawienie dobrych praktyk
1. Wrocław
1.1. Składanie podań przez maila
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 1.1. Składanie podań przez maila |
| @#dde6f7:Opis działania | Działanie polega na usprawnieniu składania przez studentów podań (dotyczących np. zmiany systemu płatności, zmiany terminu płatności, stałego przesunięcia płatności, zwrotu nadpłaty, rozłożenia zaległości na raty, zmiany numeru konta do wypłaty stypendium, wniosku o wystawienie zaświadczenia), poprawa użyteczności miejsca i czasu. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Krótszy termin rozpatrywania podań, możliwość złożenia podania po godzinach dyżurów DOFS. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi, przyjazne podejście do studenta. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Liczba podań złożonych mailowo. |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 1 października 2013 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Przy kontakcie telefonicznym ze studentem, „ABC studenta” |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | DOFS |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Każdy pracownik DOFS tel. 071/356-16-26 lub 38 |
1.2. Przewodnik po stypendiach
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 1.2. Przewodnik po stypendiach |
| @#dde6f7:Opis działania | Przewodnik stworzony został, aby ułatwić studentom składanie wniosków, zawiera podstawowe informacje: jak wypełnić wniosek o stypendium socjalne, specjalne oraz zapomogę |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Mniej pytań dotyczących wypełniania wniosku, mniej telefonów i maili w tej sprawie. Student ma jasność, jak wypełnić wniosek |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi, przyjazne podejście do studenta, zakres i przejrzystość udzielanych informacji |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 15 września 2013 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Koszt druku przewodników |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | DOFS w powiązaniu z innymi uczestnikami procesu |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Każdy pracownik DOFS tel. 071/356-16-26 lub 38 |
1.3. Otwarcie działu dwa razy w tygodniu (od poniedziałku do piątku) od 7.30 (Zamiast od 9.30)
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 1.3. Otwarcie działu dwa razy w tygodniu (od poniedziałku do piątku) od 7.30 (Zamiast od 9.30) |
| @#dde6f7:Opis działania | Stworzone zostało, aby student mógł załatwić swoje sprawy przed pracą. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Student ma możliwość kontaktu z działem przed pracą, nie musi zwalniać się z niej, aby przyjechać na uczelnię. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Dni i godziny otwarcia, przyjazne podejście do studenta |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 1 stycznia 2014 |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet, Newsletter |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | DOFS |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Każdy pracownik DOFS tel. 071/356-16-26 lub 38 |
2. Gdańsk/ Gdynia
2.1. Rezygnacja ze składania podań/wniosków papierowych
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.1. Rezygnacja ze składania podań/wniosków papierowych |
| @#dde6f7:Opis działania | Rodzaj podań: wniosek o zwrot nadpłaty, przeksięgowanie między kontami, wniosek o wyjaśnienie naliczonych opłat – reklamacje, przyznanie zniżki, wniosek o rozłożenie na raty. Działanie przyspieszyło obsługę, zlikwidowało kolejki. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Zwolnienie studentów z konieczności składania podań w formie papierowej, osobiście w biurze. Oszczędność czasu (student składa podanie mailowo, kiedy ma czas). |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Dogodność kontaktu z działami. Szybkość załatwienia spraw. Czas oczekiwania w kolejce. Przyjazne podejście do studenta. Możliwość załatwienia spraw drogę elektroniczną. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Wskaźnik struktury podań według rodzajów |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Rok akademicki 2011/2012. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Koszt wydruków podań |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Za pośrednictwem ekstranetu, podczas kontaktu osobistego i telefonicznego z działem. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | DOFS |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik DOFS: abratke@wsb.gda.pl |
2.2. Wydłużenie godzin otwarcia działu, zmiana dni
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.2. Wydłużenie godzin otwarcia działu, zmiana dni |
| @#dde6f7:Opis działania | Zmieniono godziny pracy działu, wydłużono godziny od poniedziałku do piątku do 18.00 oraz w sobotę do 15.00. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Godziny zostały podporządkowane godzinom i dniom otwarcia dziekanatów, co sprawiło, że student w tym samym czasie może załatwić sprawę w dziekanacie i w DOFS. Dodatkowo studenci niestacjonarni mogą załatwić sprawy w sobotę przez 7 godzin w ciągu dnia oraz w godzinach popołudniowych w środę. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Dogodność kontaktu z działami. Czas oczekiwania w kolejce. Przyjazne podejście do studenta. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Wskaźnik pracy działu. |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 1 października 2012 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Koszt pracy pracownika skierowanego do obsługi. |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Za pośrednictwem Extranetu, strony WWW, podczas spotkania organizowanego dla pierwszych semestrów |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | DOFS |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik DOFS: abratke@wsb.gda.pl |
2.3. Wydzielenie numeru telefonu dla studentów
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.3. Wydzielenie numeru telefonu dla studentów |
| @#dde6f7:Opis działania | Wydzielenie osobnego numeru, pod który dzwonią tylko studenci (wcześniej numer był również do kontaktu z pracownikami innych działów), przyczyniło się do odblokowania linii. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Zwiększenie dostępności pracownika DOFS dla studenta, który chce się skontaktować telefonicznie. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Dogodność kontaktu z działami Szybkość załatwienia spraw |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 14 października 2013 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Koszt aparatu, ewentualnie linii |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Brak |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | DOFS |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik DOFS: abratke@wsb.gda.pl |
2.4. Spotkanie przed rozpoczęciem zajęć organizowane przez Dziekanaty
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.4. Spotkanie przed rozpoczęciem zajęć organizowane przez Dziekanaty |
| @#dde6f7:Opis działania | Przed pierwszym zjazdem dziekanaty organizują spotkania z nowymi studentami – przekazanie informacji związanych z regulaminem opłat i płatnościami ogólnie. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Zmniejszenie zapytań telefonicznych i zmniejszenie kolejek podczas pierwszych zjazdów. Zwiększenie świadomość studentów I semestru. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 1 października 2011 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak dodatkowych kosztów |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak dodatkowych kosztów |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Podczas spotkania organizowanego dla pierwszych semestrów |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | DOFS |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik DOFS: abratke@wsb.gda.pl |
2.5. Wewnętrzne ustalenia co do obiegu dokumentacji i przepływu informacji
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.5. Wewnętrzne ustalenia co do obiegu dokumentacji i przepływu informacji |
| @#dde6f7:Opis działania | Zamieszczenie plików na wspólnym dysku / w Intranecie; wspólne cele DOFS i dziekanatów w zakresie sprawnej realizacji powiązanych zadań. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Skrócenie obiegu dokumentów między działami (biura w odrębnych budynkach), wspólne dbanie o dotrzymywanie terminów. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość załatwienia spraw. Zakres i przejrzystość udzielanych informacji. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Rok akademicki 2011/2012 Gdańsk/Gdynia. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak dodatkowych kosztów. |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak kosztów dodatkowych. |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Brak |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | DOFS |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik DOFS: abratke@wsb.gda.pl |
2.6. Szkolenia pracowników z profesjonalnej obsługi studenta
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.6. Szkolenia pracowników z profesjonalnej obsługi studenta |
| @#dde6f7:Opis działania | Ciągłe doszkalanie i podnoszenie kwalifikacji pracowników. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Przyjazność, większa świadomość pracowników, większa pewność. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Zakres i przejrzystość udzielanych informacji Przyjazne podejście do studenta |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Wskaźnik szkoleń na jednego pracownika nr działania 7 |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Rok akademicki 2012/2013. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Koszt szkolenia |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak kosztów dodatkowych |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Brak |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | DOFS |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik DOFS: abratke@wsb.gda.pl |
2.7. Wystawianie FV, dokumentu pro-forma od ręki bez potrzeby składania zamówień
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.7. Wystawianie FV, dokumentu pro-forma od ręki bez potrzeby składania zamówień |
| @#dde6f7:Opis działania | Dokumenty pro-forma wysyłane elektronicznie; FV wystawiane na miejscu po otrzymaniu zamówienia na FV. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Studenci oszczędzają czas gdyż nie muszą składać zamówień i odbierać dokumentu osobiście. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość załatwienia spraw. Czas oczekiwania w kolejce. Przyjazne podejście do studenta. Możliwość załatwienia spraw drogę elektroniczną. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Październik 2013 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak dodatkowych kosztów. |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak dodatkowych kosztów. |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Za pośrednictwem ekstranetu, podczas kontaktu osobistego i telefonicznego z działem. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | DOFS |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik DOFS: abratke@wsb.gda.pl |
2.8. Przygotowanie kilku szablonowych odpowiedzi na zapytania studentów
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.8. Przygotowanie kilku szablonowych odpowiedzi na zapytania studentów |
| @#dde6f7:Opis działania | Wprowadzenie schematu odpowiedzi na zapytania studentów. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Przejrzyste i ujednolicone odpowiedzi. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Zakres i przejrzystość udzielanych informacji. Jasność i przejrzystość procedur. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Rok akademicki 2012/2013. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak dodatkowych kosztów. |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak dodatkowych kosztów. |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Brak komunikowania studentom. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | DOFS |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik DOFS: abratke@wsb.gda.pl |
2.9. Uruchomienie poczty w programie RT. Aktualizacja automatycznych komunikatów do nadawców
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.9. Uruchomienie poczty w programie RT. Aktualizacja automatycznych komunikatów do nadawców |
| @#dde6f7:Opis działania | Uruchomienie poczty przy pomocy RT spowodowało, że każdy pracownik działu ma dostęp do poczty, można wyszukiwać maile studenta i przeglądać historię korespondencji, student po wysłaniu wiadomości otrzymuje automatyczną odpowiedź, która stanowi potwierdzenie, że wiadomość została przyjęta. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Prowadzenie monitoringu dotyczącego liczby wysyłanych do DOFS wiadomości i możliwość pilnowania terminu odpowiedzi. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Dogodność kontaktu z działami. Szybkość załatwienia spraw. Zakres i przejrzystość udzielanych informacji. Przyjazne podejście do studenta. Możliwość załatwienia spraw drogę elektroniczną. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Rok akademicki 2011/2012. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak kosztów dodatkowych. |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Brak komunikowania studentom. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | DOFS |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik DOFS: abratke@wsb.gda.pl |
2.10. Przekazanie kierownikowi upoważnienia w zakresie podejmowania decyzji w sprawach finansowych studentów
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.10. Przekazanie kierownikowi upoważnienia w zakresie podejmowania decyzji w sprawach finansowych studentów |
| @#dde6f7:Opis działania | Kierownik DOFS jest upoważniony do rozstrzygania reklamacji związanych z płatnościami oraz do prolongaty terminu płatności bądź rozłożenia zaległości na raty, udziela zgody na przelew nadpłat. Sprawy rozpatrywane są w szybszym terminie. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Przyspieszenie wydawanych decyzji. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość załatwienia spraw. Przyjazne podejście do studenta. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Wskaźnik średniego czasu podjęcia decyzji. Wskaźnik zakresu uprawnienia pracownika. |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2011 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Koszt pracy pracownika. |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak kosztów dodatkowych. |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Brak komunikowania studentom. Informacja zamieszczona w Extranecie. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | DOFs |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik DOFs: abratke@wsb.gda.pl |
2.11. Rozliczenie karty obiegowej za pomocą Extranetu
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.11. Rozliczenie karty obiegowej za pomocą Extranetu |
| @#dde6f7:Opis działania | Student inicjuje kartę obiegową przez Extranet z możliwością monitorowania stanu rozliczenia przez poszczególne działy, w tym DOFS. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Rozliczenie bez konieczności kontaktu osobistego – brak kolejek w okresie przed obronami. Możliwość rozliczenia obiegówki przez dowolnego pracownika w dziale. Większa możliwość rozdzielania pracy przez kierownika. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość załatwienia spraw. Przyjazne podejście do studenta. Możliwość załatwienia spraw drogą elektroniczną. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Gdańsk 2012 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Ewentualny koszt wdrożenia funkcjonalności. |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak dodatkowych kosztów. |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Za pośrednictwem Ekstranetu, podczas kontaktu osobistego i telefonicznego z działem, podczas spotkania dziekanatu ze studentami ostatniego semestru w sprawie obron. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | DOFs |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik DOFs: abratke@wsb.gda.pl |
2.12. Umożliwienie studentom dokonywania drobnych wpłat w kasie
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.12. Umożliwienie studentom dokonywania drobnych wpłat w kasie |
| @#dde6f7:Opis działania | Umożliwienie studentom dokonywanie wpłat w kasie (opłaty za legitymacje, dyplom, spłata odsetek). |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Spełnienie oczekiwań studentów. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2011 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak dodatkowych kosztów. |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak dodatkowych kosztów. |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Za pośrednictwem Extranetu, podczas kontaktu osobistego i telefonicznego z działem. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | DOFs |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik DOFs: abratke@wsb.gda.pl |
2.13. Akcje: Wiosenne Porządki, Dzień bez Długu NOWOŚĆ 2015
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 2.13. Akcje: Wiosenne Porządki, Dzień bez Długu NOWOŚĆ 2015 |
| @#dde6f7:Opis działania | Akcja skierowana do studentów posiadających zadłużenie; osobom, które spłacą zadłużenie w określonym terminie, zostaną anulowane odsetki. Akcje czasowe zachęcające do szybkiej spłaty zadłużenia. Zarządzenie Kanclerza. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Liczba studentów, która skorzystała 36, kwota wpłat w ostatniej akcji ok.38 tyś. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Zrealizowane dwie akcje, planowane dwie akcje w trakcie roku akademickiego 2015/16 |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Koszty anulowanych odsetek |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak dodatkowych kosztów. |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet, ogłoszenie na tablicy, emaile. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | DOFs |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Kierownik DOFs: abratke@wsb.gda.pl |
3. Szczecin
3.1. Wydłużone godziny obsługi w tygodniu.
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 3.1. Wydłużone godziny obsługi w tygodniu. |
| @#dde6f7:Opis działania | Wydłużono godziny obsługi studentów w tygodniu, dodano jeszcze jeden dzień obsługi popołudniowej. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Rozładowało to kolejki, w momencie gdy upływa termin składania wniosków stypendialnych i wielu studentów odwiedza Dział Płatności. Poza tym okresem nie ma do Działu Płatności kolejek, w związku z czym uczelnia wypada dobrze wizerunkowo, ponieważ jest przyjazna studentom niestacjonarnym, łączącym pracę z nauką. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Dogodność kontaktu z działem (dni/godziny pracy, telefon, mail) Przyjazne podejście do studenta |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 1 października 2013 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Komunikat w Extranecie, tablica ogłoszeń |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dział Płatności |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | karolina.kowalska@wsb.szczecin.pl |
3.2. Bramka SMS - wysyłanie wiadomości do studentów
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 3.2. Bramka SMS - wysyłanie wiadomości do studentów |
| @#dde6f7:Opis działania | Wysyłanie do studentów SMS-ów przypominających o minięciu terminu składania oświadczeń o kontynuacji stypendium (tylko do studentów, którzy otrzymywali stypendium w semestrze zimowym i nie złożyli oświadczenia w terminie). Wysyłanie SMS-ów z prośbą o pilny kontakt z Działem Płatności i Stypendiów w momencie braku dokumentów potrzebnych do wyliczenia dochodu netto. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Lepszy kontakt ze studentem – maile nie zawsze były odczytywane, SMS-y są czytane prawie zawsze. Szybsza reakcja studenta. Krótszy czas oczekiwania na brakujące dokumenty. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta Szybkość załatwiania spraw |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2012 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dział Płatności |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | karolina.kowalska@wsb.szczecin.pl |
3.3. Przesyłanie podań drogą elektroniczną
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 3.3. Przesyłanie podań drogą elektroniczną |
| @#dde6f7:Opis działania | Studenci mogą wysyłać podania drogą elektroniczną, jako skan lub zdjęcie (JPG), ponieważ na podaniu wymagany jest podpis. Jeśli podanie przyjdzie w innym formacie, wówczas jest rejestrowane, ale student przy okazji musi się pojawić, żeby je podpisać. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Rozładowanie kolejek, szybkość załatwiania sprawy. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazność. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 11.2012 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Komunikat w Extranecie, tablica ogłoszeń |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dział Płatności |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | karolina.kowalska@wsb.szczecin.pl |
3.4. Obsługa studentów poza godzinami otwarcia Działu Płatności
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 3.4. Obsługa studentów poza godzinami otwarcia Działu Płatności |
| @#dde6f7:Opis działania | Studenci są obsługiwani również poza godzinami otwarcia Działu Płatności, indywidualnie umawiają się z pracownikiem, że potrzebują coś załatwić w godzinach innych, niż jest czynny Dział Płatności. Jeśli student pojawi się w Dziale Płatności poza godzinami otwarcia i nie uprzedził o tym, również zostaje obsłużony. Pracownik również sam proponuje, aby student/słuchacz przyszedł poza godzinami pracy, jeżeli dana spraw jest pilna. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Przyjazne podejście do studenta, szybkość załatwienia sprawy, student/słuchacz nie musi ponownie przyjeżdżać na uczelnię. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość załatwiania spraw Przyjazne podejście do studenta |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Listopad 2012 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dział Płatności |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | karolina.kowalska@wsb.szczecin.pl |
3.5. Zakup imiennej pieczątki z nazwą uczeni i wydziału potwierdzającej za zgodność z oryginałem
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 3.5. Zakup imiennej pieczątki z nazwą uczeni i wydziału potwierdzającej za zgodność z oryginałem |
| @#dde6f7:Opis działania | Zakup imiennej pieczątki z nazwą uczeni i wydziału potwierdzającej za zgodność z oryginałem. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Szybsza obsługa studenta i oszczędność czasu, bardzo istotne przy przyjmowaniu wniosków stypendialnych. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Czas oczekiwania w kolejce |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2013 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | ok. 80 zł |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dział Płatności |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | karolina.kowalska@wsb.szczecin.pl |
3.6. Komunikaty informujące i przypominające
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 3.6. Komunikaty informujące i przypominające |
| @#dde6f7:Opis działania | Pracownik Działu Płatności wysyła komunikaty w Extranecie informujące o możliwości złożenia wniosku o stypendium i terminie jego złożenia, przypominające o konieczności złożenia nowego zamówienia na FV w nowym roku akademickim. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Przyjazne podejście do studenta/słuchacza. Poinformowanie słuchacza o możliwości złożenia danego dokumentu. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2012 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dział Płatności |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | karolina.kowalska@wsb.szczecin.pl |
3.7. Działania retencyjne wykonywane przez pracownika Działu Płatności
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 3.7. Działania retencyjne wykonywane przez pracownika Działu Płatności |
| @#dde6f7:Opis działania | Pracownik Działu Płatności tworzy co miesiąc listę studentów oraz słuchaczy studiów podyplomowych z zaległościami finansowymi (zakładana grupa w KS) i wysyła komunikat do studentów, wyznaczając termin spłaty zadłużenia. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Szybsza reakcja studenta i spłata zadłużenia. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2012 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dział Płatności |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | karolina.kowalska@wsb.szczecin.pl |
3.8. Wprowadzenie cyklicznych spotkań ze studentami NOWOŚĆ 2015
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 3.8. Wprowadzenie cyklicznych spotkań ze studentami NOWOŚĆ 2015 |
| @#dde6f7:Opis działania | Wprowadzenie cyklicznych spotkań ze studentami dotyczących składania i wypełniania wniosków stypendialnych i potrzebnych do ich złożenia dokumentów. (przeniesione z planowanych do wdrożenia) |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Mimo dokładnych informacji znajdujących się w Extranecie studenci mają problem ze skompletowaniem dokumentów do wniosku. Powyższe działanie pomoże studentowi w poprawnym wypełnieniu wniosku i wcześniejszym jego złożeniu wraz z kompletem dokumentów. Oszczędność czasu studenta. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 1 października 2014 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Komunikat w Extranecie, tablica ogłoszeń |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dział Płatności |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | karolina.kowalska@wsb.szczecin.pl |
4. Opole
4.1. DOFS otwarty 7 dni w tygodniu
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 4.1. DOFS otwarty 7 dni w tygodniu |
| @#dde6f7:Opis działania | DOFS jest otwarty przez 7 dni – brak dnia bez studenta. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Student oraz słuchacz mają możliwość podejść do DOFS-u w dogodniej dla siebie chwili. Nie przyniosło korzyści finansowych. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Dni/godziny otwarcia. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Październik 2012 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Koszty zatrudnienia nowej osoby. |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Zatrudnienie nowej osoby. |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Studenci zostali poinformowani przez wysłanie informacji w Extranecie, zostały zmienione informacje w kontaktach. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | DOFS |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | katarzyna.luckow@wsb.wroclaw.pl |
4.2. Moduł stypendialny
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 4.2. Moduł stypendialny |
| @#dde6f7:Opis działania | Wprowadzenie wniosków do modułu stypendialnego i informowanie studentów, że tam sprawdzą wszelkie informacje dotyczące statusu swojego wniosku. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Student po złożeniu wniosku jest poprzez Extranet na bieżąco informowany o statusie swojego wniosku. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Zakres i przejrzystość udzielanych informacji. Został zaobserwowany spadek o 0,11 wyniku BAM. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Październik 2012 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Szkolenie z modułu stypendialnego |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Bezkosztowo |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | DOFS |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | katarzyna.luckow@wsb.wroclaw.pl |
4.3. 24 h – decyzja w odpowiedzi na podanie
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 4.3. 24 h – decyzja w odpowiedzi na podanie |
| @#dde6f7:Opis działania | Upoważnienie samodzielnego pracownika działu w zakresie wydawania decyzji. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Student jest informowany o decyzji w ciągu 24h od złożenia podania w sprawach finansowych. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | X 2013 |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Bezkosztowo |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Bezkosztowo |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet w wyjątkowych sytuacjach telefonicznie. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | DOFS |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | katarzyna.luckow@wsb.wroclaw.pl |
4.4. Czesne – inf. o wysokości czesnego na rok
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 4.4. Czesne – inf. o wysokości czesnego na rok |
| @#dde6f7:Opis działania | Informowanie studentów o zmianie systemu ratalnego na 3 roku. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Mniej telefonów z pretensjami od studentów, że czesne „wzrosło”. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Jasność, przejrzystość procedur. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 41183 |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Bezkosztowo |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Bezkosztowo |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | DOFS |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe |
5. Bydgoszcz/ Toruń
5.1. Dostępność poza godzinami dyżuru. TORUŃ
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 5.1. Dostępność poza godzinami dyżuru. TORUŃ |
| @#dde6f7:Opis działania | Otwarcie DOFS przez 6 dni w tygodniu (od poniedziałku do soboty) obsługa również poza wyznaczonymi godzinach dyżurów. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Obsługa studenta w dogodnym dla niego czasie, bez względu na wyznaczony termin i godzinę dyżuru. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość załatwiania spraw, skrócony czas oczekiwania w kolejce, przyjazne podejście do studenta. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Październik 2013 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak dodatkowych kosztów |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak dodatkowych kosztów |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | DOFS |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Patrycja.Szczepanska@wsb.bydgoszcz.pl |
5.2. Dostępność poza godzinami dyżuru. BYDGOSZCZ
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 5.2. Dostępność poza godzinami dyżuru. BYDGOSZCZ |
| @#dde6f7:Opis działania | Wydzielenie DOFS z dziekanatu do oddzielnego biura, a co za tym idzie – dostępność dla studenta zarówno w godzinach dyżurów, jak i poza nimi. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Dostępność 5 dni w tygodniu (wtorek – sobota). |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość załatwiania spraw, skrócony czas oczekiwania w kolejce, przyjazne podejście do studenta. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Marzec 2013 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak dodatkowych kosztów |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak dodatkowych kosztów |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | DOFS |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Patrycja.Szczepanska@wsb.bydgoszcz.pl |
5.3. Wystawianie FV na podstawie scanu zmówienia na fakturę NOWOŚĆ 2015
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 5.3. Wystawianie FV na podstawie scanu zmówienia na fakturę NOWOŚĆ 2015 |
| @#dde6f7:Opis działania | Faktury są wystawiane na podstawie scanu zmówienia-nie ma potrzeby donoszenia oryginału dokumentu. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Zwiększona szybkość wystawienia faktury od momentu wpływu zamówienia |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość załatwiania spraw |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Maj 2015 |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak dodatkowych kosztów |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak dodatkowych kosztów |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Informacja zamieszczona w extranecie |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | DOFS |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Patrycja.Szczepanska@wsb.bydgoszcz.pl |
5.4. Informacja telefoniczna do studentów, których zobowiązania finansowe wobec Uczelni z tytułu czesnego wynoszą co najmniej 2 raty NOWOŚĆ 2015
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 5.4. Informacja telefoniczna do studentów, których zobowiązania finansowe wobec Uczelni z tytułu czesnego wynoszą co najmniej 2 raty NOWOŚĆ 2015 |
| @#dde6f7:Opis działania | Student, który posiada zobowiązania finansowe wobec Uczelni w wysokości co najmniej 2 rat jest informowany o wysokości zaległości, możliwościach jej spłaty i konsekwencjach w przypadku nieuregulowania należności |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Ilość wysyłanych wezwań do zapłaty zmniejszyła sie o około 30% |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Dogodność kontaktu, przejrzystość udzielanych informacji, przyjazne podejście do studenta |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Listopad 2015 |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak kosztów |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Koszt rozmów telefonicznych |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | brak |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | DOFS |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Patrycja.Szczepanska@wsb.bydgoszcz.pl |
5.5. Sporządzanie procedur NOWOŚĆ 2015
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 5.5. Sporządzanie procedur NOWOŚĆ 2015 |
| @#dde6f7:Opis działania | Przygotowanie procedur opisujących kolejność oraz zasadność poszczególnych działań. (przeniesione z planowane do wdrożenia) |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Dostępność procedur dla studentów umożliwi zapoznanie się z kolejnością działań wymaganych przez poszczególne działy celem szybszego rozwiązania problemu. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | wdrożone |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Wszystkie działy |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Magdalena.zietak@wsb.bydgoszcz.pl |
6. Poznań
6.1. Upoważnienie pracownika do wydawania decyzji
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 6.1. Upoważnienie pracownika do wydawania decyzji |
| @#dde6f7:Opis działania | Uprawnienia nadane przez Kanclerza pracownikowi działu w zakresie wydawania niektórych decyzji dotyczących płatności (zmiana terminu spłaty zaległości, rozłożenie zaległości na raty, zwroty nadpłat, przeksięgowanie wpłat). |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Skrócenie czasu wydawania decyzji – student, który składa podanie bezpośrednio w dziale płatności, otrzymuje decyzję „od ręki”. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość załatwiania spraw |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak powiązania |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Rok akademicki 2012/2013. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dział Płatności i Stypendiów |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Lidia Bürger 616553348 |
6.2. Składanie podań mailowo
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 6.2. Składanie podań mailowo |
| @#dde6f7:Opis działania | Student może przesłać na maila skan podania dot. płatności (podanie o zmianę terminu lub umorzenie płatności; przeksięgowanie wpłaty). Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Skrócenie czasu oczekiwania na decyzję; student nie musi się fatygować osobiście do działu. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta. Możliwość załatwienia sprawy drogą elektroniczną |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Szybkość załatwiania sprawy. Brak powiązania |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Rok akademicki 2012/2013. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Bezpośrednio podczas rozmowy ze studentem. |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dział Płatności i Stypendiów |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Lidia Bürger 616553348 |
6.3. Wydajniejsza obsługa podczas dyżurów
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 6.3. Wydajniejsza obsługa podczas dyżurów |
| @#dde6f7:Opis działania | Zatrudnienie dodatkowego pracownika w dziale płatności i stypendiów |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Szybsze rozładowanie kolejki do działu płatności i stypendiów. Obecnie dział jest czynny w każdą sobotę (w niedzielę w zakresie płatności obsługuje dziekanat). |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość załatwiana spraw, Czas oczekiwania w kolejce, Przyjazne podejście do studenta |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Szybkość załatwiania sprawy Brak powiązania |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Wrzesień 2013 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Koszty zatrudnienia pracownika |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Jw. |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dział Płatności i Stypendiów |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Lidia Bürger 616553348 |
6.4. Skrócenie czasu oczekiwania na decyzje komisji stypendialnych i pierwszych wypłat o miesiąc
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 6.4. Skrócenie czasu oczekiwania na decyzje komisji stypendialnych i pierwszych wypłat o miesiąc |
| @#dde6f7:Opis działania | Wydłużenie okresu składania wniosków stypendialnych, tzn. studenci wyższych roczników mają możliwość złożenia wniosku od początku lipca do końca września, co pozwala pracownikom działu na systematyczne zweryfikowanie ok. 1500 wniosków do końca października. (Studenci przyjęci na pierwszy rok składają wnioski do 15 października). Terminy porządkowe określa co roku zarządzenie Dziekana. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Skrócenie czasu oczekiwania na decyzje komisji stypendialnych i pierwsze wypłaty o miesiąc (obecnie pierwsze wypłaty realizowane są w semestrze zimowym w drugiej połowie listopada, a były pod koniec grudnia; w semestrze letnim realizowane są w połowie kwietnia, a były w połowie maja). |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta, Terminowość wypłacania stypendiów (mimo przyspieszenia wypłat część studentów nadal pozostaje niezadowolona z opóźnień mających miejsce na początku każdego semestru). |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Miernik retencji |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Rok akademicki 2012/2013. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dział Płatności i Stypendiów |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Lidia Bürger 616553348 |
6.5. Zamieszczenie w Extranecie formularzy dotyczących płatności oraz wniosków stypendialnych i przewodnika po stypendiach
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 6.5. Zamieszczenie w Extranecie formularzy dotyczących płatności oraz wniosków stypendialnych i przewodnika po stypendiach |
| @#dde6f7:Opis działania | Podanie studentom gotowych wniosków. Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Mniej pytań np. o załączniki do wniosków o stypendia. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta, zakres i przejrzystość udzielanych informacji. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak powiązania |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | 2011 r. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | Brak |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | Brak |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Dział Płatności i Stypendiów |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Lidia Bürger 616553348 |
6.6. Informacja o wysokości czesnego przez cały okres studiów
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | 6.6. Informacja o wysokości czesnego przez cały okres studiów |
| @#dde6f7:Opis działania | Nadawanie studentom płatności na cały okres studiów. |
| @#dde6f7:Efekty wdrożenia działania | Znaczne zmniejszenie liczby pytań o wysokość czesnego w kolejnym roku studiów (obecnie wyjaśnimy, na czym polegają, wynikające z promocji, zniżek czy zmiany liczby rat różnice w czesnym na poszczególnych latach). Aktualnie brak dokumentu opisującego dobrą praktykę. |
| @#dde6f7:Powiązanie z badaniami BAM | Jasność i przejrzystość procedur. |
| @#dde6f7:Powiązanie z miernikami | Brak powiązania |
| @#dde6f7:Termin wdrożenia działania | Rok akademicki 2012/2013. |
| @#dde6f7:Koszty wdrożenia | |
| @#dde6f7:Koszty bieżące działania | |
| @#dde6f7:Sposób komunikacji do studentów | Extranet |
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | Biuro Obsługi Płatności |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe | Natalia Włoczewska 616553204 |
Zgłoszenie nowej dobrej praktyki
Aby zgłosić nową dobrą praktykę należy skopiować poniższy tekst do okienka wiadomości i uzupełnić go:
- Element opisu
- Nazwa działania
- Opis działania
- Efekty wdrożenia działania
- Powiązanie z badaniami BAM
- Powiązanie z miernikami
- Termin wdrożenia działania
- Koszty wdrożenia
- Koszty bieżące działania
- Sposób komunikacji do słuchaczy
- Dział/ Uczelnia WSB
- Dane kontaktowe
IV. Zestawienie dobrych praktyk planowanych do wdrożenia
Legenda:
| @#dde6f7: | Obszar wymagany |
| Obszar zalecany do wypełnienia w przypadku posiadania odpowiednich danych i informacji |
1. Wrocław
1.1. Płatność kartą
| Element opisu | Opis | ||
|---|---|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:1.1. Płatność kartą | ||
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Zamontowanie terminala do obsługi płatności kartą. | ||
| @#dde6f7:Planowany efekt wdrożenia działania | @#dde6f7:Ułatwienie studentowi wnoszenie wymaganych opłat. | ||
| @#dde6f7:Status innowacji | @#dde6f7:Planowane do wdrożenia | @#dde6f7:Zatwierdzone do wdrożenia | @#dde6f7:Rozpoczęto wdrożenie |
| @#dde6f7:X | @#dde6f7: | @#dde6f7: | |
| Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi, przyjazne podejście do studenta. | ||
| Powiązanie z miernikami | Zestawienie transakcji dokonanych kartą. | ||
| Termin wdrożenia działania lub planowany termin wdrożenia działania | 1 październik 2014 r. | ||
| Koszty wdrożenia lub planowany/ szacunkowy koszty wdrożenia | Do oszacowania. | ||
| Koszty bieżące działania lub przewidywane/ szacunkowe koszty bieżące działania | Do oszacowania. | ||
| Sposób komunikacji do studentów | Extranet, Newsletter | ||
| Zdiagnozowane ryzyka wdrożenia | Przerwy w działaniu terminala, koszty dokonywania wpłat | ||
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | @#dde6f7:DOFS | ||
| @#dde6f7:Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wdrożenie lub pomysłodawcy | @#dde6f7:Każdy pracownik DOFS, tel.071/356-16-26 lub 38 | ||
1.2. Umieszczenie w extranecie przewodnika po stypendiach
| Element opisu | Opis | ||
|---|---|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:1.2. Umieszczenie w extranecie przewodnika po stypendiach | ||
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Łatwy dostęp do potrzebnych informacji. | ||
| @#dde6f7:Planowany efekt wdrożenia działania | @#dde6f7:Zmniejszenie kosztów druku przewodników, student posiada potrzebne mu informacje w formie elektronicznej. | ||
| @#dde6f7:Status innowacji | @#dde6f7:Planowane do wdrożenia | @#dde6f7:Zatwierdzone do wdrożenia | @#dde6f7:Rozpoczęto wdrożenie |
| @#dde6f7:X | @#dde6f7: | @#dde6f7: | |
| Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi, przyjazne podejście do studenta, zakres i przejrzystość udzielanych informacji, jasność i przejrzystość procedur. | ||
| Powiązanie z miernikami | Ilość ściągniętych elektronicznie przewodników przez studenta. | ||
| Termin wdrożenia działania lub planowany termin wdrożenia działania | 15 września 2014r | ||
| Koszty wdrożenia lub planowany/ szacunkowy koszty wdrożenia | Brak | ||
| Koszty bieżące działania lub przewidywane/ szacunkowe koszty bieżące działania | Brak | ||
| Sposób komunikacji do studentów | Extranet, Newsletter, tablica informacyjna przy dziale. | ||
| Zdiagnozowane ryzyka wdrożenia | Brak | ||
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | @#dde6f7:DOFS | ||
| @#dde6f7:Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wdrożenie lub pomysłodawcy | @#dde6f7:Każdy pracownik DOFS, tel. 071/356-16-26 lub 38 | ||
1.3. Obsługa studenta w języku obcym
| Element opisu | Opis | ||
|---|---|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:1.3. Obsługa studenta w języku obcym | ||
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Tematyczna nauka języka obcego (angielski). | ||
| @#dde6f7:Planowany efekt wdrożenia działania | @#dde6f7:Możliwość obsługi studenta zagranicznego. | ||
| @#dde6f7:Status innowacji | @#dde6f7:Planowane do wdrożenia | @#dde6f7:Zatwierdzone do wdrożenia | @#dde6f7:Rozpoczęto wdrożenie |
| @#dde6f7: | @#dde6f7: | @#dde6f7:X | |
| Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta. | ||
| Powiązanie z miernikami | Ilość studentów obsłużonych w języku obcym. | ||
| Termin wdrożenia działania lub planowany termin wdrożenia działania | 01 października 2013 r. | ||
| Koszty wdrożenia lub planowany/ szacunkowy koszty wdrożenia | Koszt kursu pracownika. | ||
| Koszty bieżące działania lub przewidywane/ szacunkowe koszty bieżące działania | Koszt kursu pracownika. | ||
| Sposób komunikacji do studentów | Brak | ||
| Zdiagnozowane ryzyka wdrożenia | Brak | ||
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | @#dde6f7:DOFS | ||
| @#dde6f7:Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wdrożenie lub pomysłodawcy | @#dde6f7:Każdy pracownik DOFS, tel. 071/356-16-26 lub 38 | ||
2. Gdańsk/ Gdynia
2.1. Spotkania z samorządem studenckim
| Element opisu | Opis | ||
|---|---|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:2.1. Spotkania z samorządem studenckim | ||
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Nawiązanie ściślejszej współpracy z Samorządem Studenckim. | ||
| @#dde6f7:Planowany efekt wdrożenia działania | @#dde6f7: | ||
| @#dde6f7:Status innowacji | @#dde6f7:Planowane do wdrożenia | @#dde6f7:Zatwierdzone do wdrożenia | @#dde6f7:Rozpoczęto wdrożenie |
| @#dde6f7: | @#dde6f7: | @#dde6f7:X | |
| Powiązanie z badaniami BAM | Jakość obsługi. | ||
| Powiązanie z miernikami | |||
| Termin wdrożenia działania lub planowany termin wdrożenia działania | Rok akademicki 2015/2016 | ||
| Koszty wdrożenia lub planowany/ szacunkowy koszty wdrożenia | |||
| Koszty bieżące działania lub przewidywane/ szacunkowe koszty bieżące działania | |||
| Sposób komunikacji do studentów | Extranet, kontakt osobisty, mailowy, telefoniczny. | ||
| Zdiagnozowane ryzyka wdrożenia | Brak | ||
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | @#dde6f7:DOFS | ||
| @#dde6f7:Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wdrożenie lub pomysłodawcy | @#dde6f7:abratke@wsb.gda.pl | ||
3. Opole
3.1. Przejęcie faktur w DOF-sie
| Element opisu | Opis | ||
|---|---|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:3.1. Przejęcie faktur w DOF-sie | ||
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Poprawienie szybkości obsługi w zakresie wystawienia faktur dla studentów i słuchaczy. Student wystawia wniosek i najpóźniej w ciągu 24 h taką fakturę otrzymuje. | ||
| @#dde6f7:Planowany efekt wdrożenia działania | @#dde6f7:Zostanie poprawiona szybkość obsługi studentów poprzez przejęcie wystawiania faktur dla studentów. | ||
| @#dde6f7:Status innowacji | @#dde6f7:Planowane do wdrożenia | @#dde6f7:Zatwierdzone do wdrożenia | @#dde6f7:Rozpoczęto wdrożenie |
| @#dde6f7:X | @#dde6f7: | @#dde6f7: | |
| Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi | ||
| Powiązanie z miernikami | |||
| Termin wdrożenia działania lub planowany termin wdrożenia działania | Kwiecień 2014 r. | ||
| Koszty wdrożenia lub planowany/ szacunkowy koszty wdrożenia | Koszt dwóch pieczątek | ||
| Koszty bieżące działania lub przewidywane/ szacunkowe koszty bieżące działania | Bezkosztowo | ||
| Sposób komunikacji do studentów | Extranet | ||
| Zdiagnozowane ryzyka wdrożenia | Brak | ||
| @#dde6f7:Dział/ Uczelnia WSB | @#dde6f7:DOFs | ||
| @#dde6f7:Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wdrożenie lub pomysłodawcy | @#dde6f7:katarzyna.luckow@wsb.wroclaw.pl | ||
Zgłoszenie nowej dobrej praktyki planowanej do wdrożenia
Aby zgłosić nową dobrą praktykę planowaną do wdrożenia należy skopiować poniższy tekst do okienka wiadomości i uzupełnić go:
- Element opisu
- Nazwa działania
- Opis działania
- Planowany efekt wdrożenia działania
- Status innowacji (Planowane do wdrożenia/Zatwierdzone do wdrożenia/Rozpoczęto wdrożenie)
- Powiązanie z badaniami BAM
- Powiązanie z miernikami
- Termin wdrożenia działania lub planowany termin wdrożenia działania
- Koszty wdrożenia lub planowany/ szacunkowy koszty wdrożenia
- Koszty bieżące działania lub przewidywane/ szacunkowe koszty bieżące działania
- Sposób komunikacji do słuchaczy
- Zdiagnozowane ryzyka wdrożenia
- Dział/ Uczelnia WSB
- Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wdrożenie lub pomysłodawcy
V. Zestawienie propozycji działań innowacyjnych
Legenda:
| @#dde6f7: | Obszar wymagany |
| Obszar zalecany do wypełnienia w przypadku posiadania odpowiednich danych i informacji |
1. Wrocław
1.1. Wykorzystanie fotokodów
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:1.1. Wykorzystanie fotokodów |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Poprzez zeskanowanie fotokodu student otrzymuje szybszy dostęp do informacji. |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Łatwiejszy dostęp do informacji. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi, przyjazne podejście do studenta |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | Brak |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Każdy pracownik DOFS |
1.2. Stanowisko komputerowe z drukarką oraz informacjami o DOFS DOFS (wzory podań, Skype) do wypełniania podań/wniosków w każdym budynku uczelni oraz Internet
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:1.2. Stanowisko komputerowe z drukarką oraz informacjami o DOFS DOFS (wzory podań, Skype) do wypełniania podań/wniosków w każdym budynku uczelni oraz Internet |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Student ma łatwy dostęp do komputera w celu poprawienia i wydrukowania potrzebnego mu dokumentu, może wysłać do nas maila z innego budynku. |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Skróci się czas oczekiwania na wniosek/podanie, student może poprawić/wydrukować wniosek/podanie na miejscu, zwiększy się liczba miejsc kontaktu z działem przy odległym rozmieszczeniu budynków. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi, przyjazne podejście do studenta, |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | Liczba wydrukowanych przez studenta wniosków/podań |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Każdy pracownik DOFS |
1.3. Ekran dla studenta przy stanowisku obsługi
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:1.3. Ekran dla studenta przy stanowisku obsługi |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Ustawienie przodem do studentów ekranów, na który będą interesujące ich informacje. |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Przekaz bardziej czytelny dla studenta, większość ludzi to wzrokowcy. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość obsługi, przyjazne podejście do studenta |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | Brak |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Każdy pracownik DOFS |
2. Gdańsk/ Gdynia
2.1. Umożliwienie studentowi złożenia podania drogą elektroniczną (ze swojego konta Extranet)-pomysł zgłaszany również przez Dziekanaty
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:2.1. Umożliwienie studentowi złożenia podania drogą elektroniczną (ze swojego konta Extranet) – pomysł zgłaszany również przez Dziekanaty. |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Umożliwienie studentowi złożenia podania drogą elektroniczną (ze swojego konta Extranet). CRM – pozwoliłby na zachowanie sprawnej komunikacji z uwagi na dwa wydziały oraz pracę w kilku lokalizacjach (w tym przeprowadzka). |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Student nie musi przychodzić do DOFS aby złożyć podanie |
| Powiązanie z badaniami BAM | Jasność i przejrzystość |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:abratke@wsb.gda.pl |
2.2. CRM - dla wszystkich działów
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:2.2. CRM - dla wszystkich działów |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Wszystkie komórki obsługujące studentów korzystają z CRM, gdzie zapisywany jest każdy kontakt ze studentem. |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Historia kontaktu ze studentem prowadzona jest przez wszystkie działy – pełen obraz. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Jasność i przejrzystość |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:abratke@wsb.gda.pl |
2.3. PROMOCJE widoczne w Extranecie
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:2.3. PROMOCJE widoczne w Extranecie |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Student w Extranecie będzie widział wysokość przyznanych promocji. |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Student w sposób przejrzysty widzi i rozumie z czego wynikają naliczone opłaty. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Jasność i przejrzystość |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:abratke@wsb.gda.pl |
3. Bydgoszcz/ Toruń
3.1. Zmniejszenie liczby wniosków wymaganych w formie papierowej
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:3.1. Zmniejszenie liczby wniosków wymaganych w formie papierowej |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Ustalenie listy wniosków możliwych do przesłania drogą mailową (skan z podpisem studenta). |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Skrócenie czasu oczekiwania na wydanie decyzji. |
| Powiązanie z badaniami BAM | |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:patrycja.szczepańska@wsb.bydgoszcz.pl |
4. Poznań
4.1. Przyznawanie stypendiów MNiSW na rok akademicki
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:4.1. Przyznawanie stypendiów MNiSW na rok akademicki |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Zmiana regulaminu przyznawania stypendiów. Zmiana sposobu dzielenia dotacji MNiSW (rektorat). |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:1. Nie będzie opóźnień w wypłatach stypendiów na początku semestru letniego. 2. Student nie będzie musiał pamiętać o konieczności składania oświadczeń dla kontynuowania stypendium w semestrze letnim. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazność |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | Terminowość wypłacania stypendiów |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Lidia Bürger, tel.: 61 65 53 348 |
TEB Akademia
5.1. Powiadomienia o zaksięgowaniu wpłaty lub dokonaniu przelewu na konto studenta
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:5.1. Powiadomienia o zaksięgowaniu wpłaty lub dokonaniu przelewu na konto studenta |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Przekazywanie studentom poprzez powiadomienie SMS-owe lub mailowe informacji finansowych: * o dokonaniu zaksięgowania przelewu dokonanego przez studenta; * o dokonaniu przelewu na konto studenta, np. nadpłaty, wypłaty stypendiów itp. |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Usprawnienie komunikacji ze studentami i ograniczenie zapytań do działu finansowego i dziekanatu. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Zakres i przejrzystość udzielanych informacji |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Paweł Zeller, Centrum Rozwoju Szkół Wyższych TEB Akademia, p.zeller@teb-akademia.pl |
5.2. Wirtualna obsługa podań
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:5.2. Wirtualna obsługa podań |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Składanie i rozpatrywanie podań studentów przez Extranet. |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Usprawnienie i automatyzacja obsługi studentów w zakresie obsługi wybranych podań poprzez możliwość składania ich z wykorzystaniem Extranetu. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Dogodność kontaktu z działem Szybkość załatwiania spraw0 Łatwość wypełniania formularzy, podań i wniosków Możliwość załatwienia sprawy droga elektroniczną |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Paweł Zeller, Centrum Rozwoju Szkół Wyższych TEB Akademia, p.zeller@teb-akademia.pl |
5.3. Zaciąganie wyciągów bankowych w możliwie największej częstotliwości dziennej
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:5.3. Zaciąganie wyciągów bankowych w możliwie największej częstotliwości dziennej |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Zaciąganie wyciągów bankowych w możliwie największej częstotliwości dziennej poprzez zwiększenie liczby uaktualnień Extranetu w ciągu dnia. Utrudnione ze względu na obciążenie systemu procesem uaktualnienia Extranetu. |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Usprawnienie procesu informowania studentów o zaksięgowaniu ich płatności. Ograniczenie zapytań o zaksięgowanie środków – rekomendowane w połączeniu z automatycznymi powiadomieniami. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Dogodność kontaktu z działem. |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Paweł Zeller, Centrum Rozwoju Szkół Wyższych TEB Akademia, p.zeller@teb-akademia.pl |
5.4. Możliwość dokonywania płatności przez bramki płatnicze
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:5.4. Możliwość dokonywania płatności przez bramki płatnicze |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Możliwość dokonywania płatności bezpośrednio z poziomu Extranetu poprzez przekierowani na bramki dostępu do przelewów bankowych. |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Usprawnienie procesu płatności studentów poprzez automatyczne przekierowania z poziomu Extranetu do transferu środków. Ograniczenie pomyłek studentów we wpisywaniu wysokości płatności. Szybszy transfer środków od studentów. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość załatwiania spraw. |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Marzena Zujewska, Paweł Zeller, Centrum Rozwoju Szkół Wyższych TEB Akademia, p.zeller@teb-akademia.pl |
5.5. Możliwość dokonywania płatności kartą płatniczą lub kartą kredytową na terenie uczelni
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:5.5. Możliwość dokonywania płatności kartą płatniczą lub kartą kredytową na terenie uczelni |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Możliwość dokonywania płatności kartami płatniczymi lub kredytowymi na terenie uczelni (lub w wybranym dziale). |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Usprawnienie procesu płatności studentów bez konieczności dokonywania przelewów lub płatności w punktach do tego przeznaczonych, jak np. poczta. Możliwość płatności w dziale finansowym w ramach obsług studenta, możliwość płatności za obrony, możliwość opłacenia zaległości lub kar finansowych, np. w bibliotece. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Szybkość załatwiania spraw. |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Marzena Zujewska, Paweł Zeller, Centrum Rozwoju Szkół Wyższych TEB Akademia, p.zeller@teb-akademia.pl |
5.6. Szkolenie ze zmian pokoleniowych dla działów administracyjnych
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:5.6. Szkolenie ze zmian pokoleniowych dla działów administracyjnych |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Przeprowadzenie cyklu szkoleń dla pracowników w działów administracyjnych w celu uzyskania wiedzy oraz rozwój umiejętności komunikowania się z różnymi osobami pochodzącymi z różnych pokoleń (Radzenie sobie z problemem luki pokoleniowej). |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Przygotowanie pracowników do obsługi klienta z nowych pokoleń. Lepsze dostosowanie się do klienta. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta. |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Paweł Zeller, Centrum Rozwoju Szkół Wyższych TEB Akademia, p.zeller@teb-akademia.pl Piotr Lisiecki, Centrum Rozwoju Szkół Wyższych TEB Akademia, p.lisiecki @teb-akademia.pl |
5.7. Szkolenia z obsługi trudnego klienta
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:5.7. Szkolenia z obsługi trudnego klienta |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników działów administracyjnych z obsługi trudnego klienta. Przykładowy zakres: * Poznanie różnych typów trudnego klienta oraz sposobów skutecznego komunikowania się z nimi. * Uświadomienie zachowań, które mogą przyczynić się do rozgniewania klienta. * Doskonalenie umiejętności związanych z efektywnym reagowaniem na zastrzeżenia klienta. * Kształcenie umiejętności z zakresu wykorzystanie skutecznych technik reagowania na zachowania trudnych klientów. * Rozwijanie umiejętności asertywnego zachowania. Poznanie sposobów redukcji stresu. |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Pozytywny efekt wizerunkowy, umiejętność radzenia sobie z trudnymi sprawami, przyjazne podejście do klienta. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Przyjazne podejście do studenta. |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Paweł Zeller, Centrum Rozwoju Szkół Wyższych TEB Akademia, p.zeller@teb-akademia.pl Piotr Lisiecki, Centrum Rozwoju Szkół Wyższych TEB Akademia, p.lisiecki @teb-akademia.pl |
5.8. Szkolenia w zakresie przekazywania „drażliwych” komunikatów
5.9. Stworzenie ogólnych standardów obsługi klienta dla działów obsługowych wraz z obszarami specyficznymi dla poszczególnych działu
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:5.9. Stworzenie ogólnych standardów obsługi klienta dla działów obsługowych wraz z obszarami specyficznymi dla poszczególnych działów |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Działanie mające na celu stworzenie zestawu standardów obsługi klienta, które będą różnicowane w zależności od działu i jego specyfiki. Standardy powinny obejmować zasady i procedury opisujące zachowania, czynności i umiejętności, dzięki którym możemy być pewni, że obsługa klienta (osób) jest solidna, uprzejma, profesjonalna, jednym słowem ma wszystkie cechy, których oczekuje klient. |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Pozytywny efekt wizerunkowy, umiejętność radzenia sobie z trudnymi sprawami, przyjazne podejście do klienta. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Dziekanat, Obsługa finansowa, Organizacja zajęć |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Paweł Zeller, Centrum Rozwoju Szkół Wyższych TEB Akademia, p.zeller@teb-akademia.pl |
5.10. Bezpośrednie pobieranie czesnego z konta studenta.
| Element opisu | Opis |
|---|---|
| @#dde6f7:Nazwa działania | @#dde6f7:5.10. Bezpośrednie pobieranie czesnego z konta studenta. |
| @#dde6f7:Opis działania | @#dde6f7:Działanie mające na celu usprawnienie studentom płacenie za studia poprzez automatyczne ściąganie stałych należności z karty bądź z ich konta w odpowiednich odstępach czasu (w zależności od wybranego systemu ratalnego). (http://paylane.pl/support/artykuly/platnosci-subskrypcyjne---jak-usprawnic-swoj-biznes/ ). |
| @#dde6f7:Przewidywany efekty wdrożenia działania | @#dde6f7:Zautomatyzowanie poboru czesnego, zmniejszenie odsetek kar za przekroczony termin płatności, przyjazne nastawienie do studenta. |
| Powiązanie z badaniami BAM | Obsługa finansowa |
| Powiązanie z miernikami uzupełniającymi | |
| @#dde6f7:Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję | @#dde6f7:Paweł Zeller, Centrum Rozwoju Szkół Wyższych TEB Akademia, p.zeller@teb-akademia.pl Anna Czarkowska, Centrum Rozwoju Szkół Wyższych TEB Akademia, a.czerkowska@teb-akademia.pl |
Zgłoszenie innowacji
Aby zgłosić innowację należy skopiować poniższy tekst do okienka wiadomości i uzupełnić go:
- Element opisu
- Nazwa działania
- Opis działania
- Przewidywany efekty wdrożenia działania
- Powiązanie z badaniami BAM
- Powiązanie z miernikami uzupełniającymi
- Dane kontaktowe pomysłodawcy lub wskazanie wydziału, gremium zgłaszającego propozycję
VI. Mierniki
1. Mierniki procesu na podstawie badań BAM
a) Lista mierników:
- Średnia ocean działu/ obszaru
- Szczegółowe miary oceny działu/ obszaru według badań BAM 2014:
- terminowość wypłacania stypendiów,
- dogodność kontaktu z działem (dni/godziny pracy, telefon, mail),
- szybkość załatwiania spraw,
- zakres i przejrzystość udzielanych informacji,
- przyjazne podejście do studenta,
- jasność, przejrzystość procedur,
- możliwość załatwienia spraw drogą elektroniczną.
b) Termin wyliczenia mierników – 31 lipca danego roku.
2. Mierniki uzupełniające dla działu/ obszary.
a) Lista mierników:
- Wskaźnik obciążenia pracownika I,
- Wskaźnik obciążenia pracownika II,
- Wskaźnik pracy działu,
b) Zakres danych do obliczenia mierników:
- Struktura zatrudnienia:
- liczba osób zatrudnionych na umowę o pracę,
- liczba osób zatrudniona na umowę cywilno - prawną (zlecenia, dzieło),
- liczba etatów przeliczeniowych osób zatrudnionych na umowę cywilno prawną (1 etat = 40 godzin),
- Godziny obsługi studenta (poniedziałek – niedziela),
- Ogólna liczba podań składanych do działu,
- Rodzaje podań składanych do działu (Nazwy podań składanych do działu, a nie liczba według rodzaju).
3. Termin wyliczenia mierników:
a) Dla semestru zimowego – 31 lipca danego roku (np. za semestr zimowy 2013/2014 mierniki obliczane są 31 lipca 2014).
b) Dla semestru letniego – 31 grudnia danego roku (np. za semestr letni w roku akademickim 2013/2014 mierniki obliczane są 31 grudnia 2014).
c) Dla roku akademickiego – 31 grudnia danego roku (np. dla roku akademickiego 2013/2014 mierniki obliczane są 31 grudnia 2014).